Wenn Du schon mit KI arbeitest, kennst Du das: Bei jedem neuen Chat erklärst Du wieder von vorn, wie Dein Büro schreibt, was verboten ist und wie das Ergebnis aussehen soll. Das nervt, und es ist der Punkt, an dem die meisten Makler stehen bleiben. Der nächste Schritt heißt: eigener Assistent. Einmal sauber aufgesetzt, immer abrufbar, für Dich und Dein Team. In diesem Ratgeber baust Du Deinen ersten, einen Exposé-Assistenten, komplett nach, inklusive fertigem System-Prompt zum Kopieren.
Was ist ein Custom GPT — und was sind Claude Projects und Gemini Gems?
Ein eigener KI-Assistent ist ein Chat, den Du vorkonfiguriert hast: mit festen Anweisungen (wie eine Arbeitsplatzbeschreibung für einen neuen Mitarbeiter) und hinterlegten Dateien (Deine Textbausteine, Stilbeispiele, Formatvorgaben). Alle drei großen Anbieter haben dafür eine Funktion. Die Idee ist identisch, nur die Namen unterscheiden sich.
Custom GPT (ChatGPT): Der bekannteste Vertreter, bei OpenAI im Bezahltarif enthalten. Du legst über einen einfachen Dialog Anweisungen fest, lädst Wissensdateien hoch und kannst den fertigen GPT per Link mit anderen teilen. Für die meisten Makler der einfachste Einstieg, weil ChatGPT ohnehin das verbreitetste Tool ist.
Claude Project (Claude): Das Gegenstück bei Anthropic. Ein Project bündelt eigene Anweisungen und Projektdateien in einem Arbeitsbereich; jeder Chat innerhalb des Projects kennt beides automatisch. Stärke aus meiner Erfahrung: sehr sauberer, natürlicher deutscher Text, gerade bei längeren Objektbeschreibungen.
Gemini Gem (Gemini): Googles Variante. Auch hier: Anweisungen schreiben, Dateien anhängen, fertig ist der „Gem". Interessant vor allem, wenn Dein Büro ohnehin in der Google-Welt arbeitet. Funktional nehmen sich die drei wenig. Nimm das Tool, das Du schon nutzt, statt für den Assistenten zu wechseln.
Warum ist der eigene Assistent der nächste Schritt nach Einzel-Prompts?
Weil er das Grundproblem von Einzel-Prompts löst: Wiederholung. Ein guter Prompt liefert einen guten Text, aber Deine Stilregeln, Deine verbotenen Floskeln, Deine Region-Platzhalter und Deine Formatvorgaben musst Du jedes Mal mitschleppen. Im Assistenten steckt das alles einmal fest drin. Du tippst nur noch die Eckdaten des Objekts. Der Rest ist konfiguriert.
Dazu kommt die Konsistenz im Team: Wenn drei Leute im Büro Texte erstellen, klingen die ohne feste Regeln nach drei verschiedenen Büros. Mit einem geteilten Assistenten schreiben alle mit demselben Wording, der Azubi genauso wie Du. Einzel-Prompts bleiben trotzdem wichtig, gerade für Aufgaben, die selten vorkommen: Eine gute Grundausstattung findest Du in den 12 ChatGPT-Prompts für Immobilienmakler. Die Faustregel: Was Du seltener als wöchentlich brauchst, bleibt Einzel-Prompt. Was ständig anfällt, wird Assistent.
| Kriterium | Einzel-Prompt | Custom GPT / Project / Gem |
|---|---|---|
| Aufwand einmalig | Keiner — kopieren und loslegen | 1–2 Stunden konfigurieren und testen |
| Aufwand pro Nutzung | Prompt suchen, anpassen, Kontext mitliefern | Nur Eckdaten eintippen |
| Konsistenz | Schwankt — jeder formuliert anders | Hoch — Regeln und Stil sind fest hinterlegt |
| Teamnutzung | Jeder pflegt seine eigene Sammlung | Ein Assistent für alle, teilbar |
| Pflege | Verstreute Textdateien | Zentral: einmal ändern, gilt überall |
| Für wen | Einsteiger, seltene Aufgaben | Alle mit wiederkehrenden Routine-Texten |
Ein Assistent ist nur so gut wie die Workflows, die er kennt
Die Anweisungen und Bausteine für Deinen Assistenten musst Du nicht erfinden: Im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler stecken 50 erprobte Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts, vom Exposé über Akquise bis zur Eigentümer-Korrespondenz. Genau das Material, aus dem Du Deine Assistenten baust.
Hol Dir die 50 Workflows – 129 € 129 € statt 197 € · Sofort-Download (PDF) · 14 Tage Geld-zurückWie baust Du Deinen Exposé-Assistenten? Schritt für Schritt
Der Ablauf ist bei ChatGPT, Claude und Gemini fast identisch, die Menüpunkte heißen nur anders. Am Beispiel eines Exposé-Assistenten sieht der Weg so aus:
- Assistent anlegen. In ChatGPT: „GPT erstellen". In Claude: neues Project. In Gemini: neuen Gem anlegen. Gib ihm einen klaren Namen wie „Exposé-Assistent [Dein Büro]".
- Anweisungen schreiben. Das ist das Herzstück: die „Instructions" oder Projekt-Anweisungen. Beschreibe Rolle, Arbeitsweise, Verbote und Formate, wie eine Einarbeitung für einen neuen Mitarbeiter. Den kompletten Text dafür findest Du unten zum Kopieren.
- Beispiele und Bausteine hochladen. Lade 2–3 Deiner besten bisherigen Exposé-Texte als Stilvorlage hoch, dazu Deine Standard-Textbausteine (Rechtshinweise, Energieausweis-Formulierungen, Büro-Signatur). Alles ohne echte Kundendaten, mit Platzhaltern wie [Objektadresse].
- Ersten Test fahren. Gib dem Assistenten Eckdaten eines alten, bereits vermarkteten Objekts und vergleiche das Ergebnis mit Deinem damaligen Text. So siehst Du sofort, wo er noch daneben liegt.
- Verfeinern. Klingt er zu werblich? Schreib ins Regelwerk: „keine Superlative". Vergisst er die Portal-Kurzfassung? Ergänze sie im Format-Block. Jede Schwäche wird eine neue Zeile in den Anweisungen, so wird der Assistent mit jeder Runde besser.
- Zweiten Praxistest machen. Nimm ein aktuelles Objekt und lass den Assistenten unter echten Bedingungen arbeiten. Miss ehrlich: Wie viel Nacharbeit bleibt? Ziel ist ein Entwurf, den Du in wenigen Minuten veröffentlichungsreif machst, nicht ein Text, den Du komplett umschreibst.
- Teilen und festschreiben. Wenn das Ergebnis steht: Assistent mit dem Team teilen und eine Regel vereinbaren, Exposé-Texte entstehen ab jetzt hier, nirgendwo sonst. Nur so entsteht der Konsistenz-Effekt.
Du bist der Exposé-Assistent des Maklerbüros [Büroname] in [Region]. Du schreibst alle Objekttexte des Büros: Objektbeschreibungen, Lagetexte, Ausstattungstexte und Portal-Kurzfassungen. Arbeitsweise: 1. Fehlen Dir Eckdaten (Objekttyp, Lage, Wohnfläche, Zimmer, Baujahr, Zustand, Ausstattung, Energiedaten, Zielgruppe), frage zuerst danach. 2. Verwende ausschließlich die gelieferten Fakten und die Textbausteine aus Deinen Wissensdateien. Erfinde nichts — keine Entfernungen, keine Infrastruktur, keine Zahlen. Bei Unklarheit: Rückfrage statt Annahme. 3. Orientiere Dich am Stil der hochgeladenen Beispieltexte: [z. B. sachlich, konkret, kurze Sätze, keine Ausrufezeichen]. Verbote: - Keine Formulierungen, die gegen das AGG verstoßen: keine Ansprache, Bevorzugung oder Ausgrenzung nach Herkunft, Religion, Alter, Geschlecht, sexueller Identität oder Behinderung. Beschreibe Objekteigenschaften statt Wunsch-Zielgruppen. - Keine Floskeln: „Wohlfühloase", „Schmuckstück", „Traumobjekt", „einmalige Gelegenheit", „Liebhaberobjekt" sind gestrichen. - Keine Superlative ohne belegbare Grundlage. Format-Standards: - Objektbeschreibung: 150–220 Wörter, 2–3 Absätze. - Lagetext: 80–120 Wörter, nur belegte Fakten zur Lage. - Portal-Kurzfassung: maximal 60 Wörter. - Immer 3 Überschriften-Vorschläge mitliefern. - Energieangaben exakt übernehmen wie geliefert — nie runden, nie umformulieren. Weise mich am Ende jedes Textes in einem Satz darauf hin, dass ich Fakten und Energieangaben vor Veröffentlichung prüfe.
Lade niemals echte Kundendaten, Adressen laufender Objekte oder Vertragsunterlagen als Knowledge-Dateien hoch. Der Assistent arbeitet mit Bausteinen und Platzhaltern, die echten Daten setzt Du erst im fertigen Text ein. Was rechtlich sonst noch gilt (und wo die Grenzen der Chat-Tools liegen), liest Du unter ChatGPT & DSGVO im Maklerbüro. Grundlagen zur DSGVO im Betrieb erklärt auch eRecht24. Dies ist keine Rechtsberatung.
Der unterschätzte Hebel: Lade 2–3 Texte hoch, die wirklich nach Dir klingen, mit Deinen typischen Formulierungen, Deinem Satzrhythmus, meinetwegen Deiner regionalen Färbung. Der Assistent übernimmt diesen Ton erstaunlich treffsicher. Ergebnis: Alle Texte aus dem Büro klingen nach Dir, nicht nach Maschine. Das ist der Unterschied zwischen einem generischen KI-Text und einem, den Deine Stammkunden sofort wiedererkennen.
Welche Assistenten lohnen sich nach dem ersten?
Wenn der Exposé-Assistent läuft, hast Du das Prinzip verstanden, und ab dem zweiten Assistenten geht der Aufbau deutlich schneller. Diese drei haben sich bei mir bewährt:
- Einwand-Coach: Kennt Deine Argumentationslinien zu Preis, Provision und Alleinauftrag und spielt auf Zuruf den schwierigen Eigentümer oder Käufer. Perfekt zur Vorbereitung auf harte Gespräche.
- Social-Redakteur: Kennt Deine Content-Formate, Deine Hashtag-Regeln und Deinen Ton auf den einzelnen Plattformen und macht aus jedem Objekt oder Fachthema fertige Post-Entwürfe. Wie Du das strategisch aufziehst, steht unter Social Media mit KI für Makler.
- Eigentümer-Korrespondenz: Beherrscht Deine Standardschreiben, Vermarktungsberichte, Preisanpassungs-Vorschläge, Statusupdates, im immer gleichen, professionellen Ton. Gerade die heiklen Schreiben profitieren von festen Regeln.
Mein Rat: nicht alle auf einmal. Ein Assistent, der wirklich sitzt, schlägt drei halbfertige. Und wenn Du erst beim Gesamtüberblick bist, was KI im Maklerbüro überhaupt leisten kann: Der Einstieg steht unter KI für Immobilienmakler.
Die Bausteine für jeden dieser Assistenten stehen schon bereit
Einwandbehandlung, Eigentümer-Korrespondenz, Objekttexte, Social-Formate: Der KI-Werkzeugkasten liefert Dir zu jedem dieser Felder erprobte Prompts mit ausgefüllten Beispielen und Rechts-Warnungen, geschrieben von einem Makler mit über 25 Jahren Praxis, nicht zusammenkopiert. Daraus konfigurierst Du Deine Assistenten in einem Bruchteil der Zeit.
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Was kostet es, einen Custom GPT zu erstellen?
Das Bauen selbst kostet nichts extra, Du brauchst nur einen Bezahl-Account beim jeweiligen Anbieter, typischerweise um 20 € pro Monat. Dafür kannst Du beliebig viele eigene Assistenten anlegen. Die eigentliche Investition ist Deine Zeit: Rechne mit 1 bis 2 Stunden für den ersten sauber konfigurierten Assistenten.
Brauche ich Programmierkenntnisse für einen eigenen GPT?
Nein. Ein Custom GPT, ein Claude Project oder ein Gemini Gem wird komplett in normaler Sprache konfiguriert: Du schreibst Anweisungen wie an einen neuen Mitarbeiter und lädst Beispieldateien hoch. Wer eine E-Mail schreiben kann, kann auch einen Assistenten anlegen. Programmiert wird dabei nichts.
Kann ich meinen Custom GPT mit dem Team teilen?
Ja, bei allen drei großen Anbietern lassen sich eigene Assistenten teilen, je nach Tarif per Link oder innerhalb eines Team-Workspaces. Genau das ist der Vorteil fürs Büro: Alle Mitarbeiter schreiben mit denselben Regeln und demselben Wording, egal wer den Text erstellt. Prüfe vor dem Teilen, was in den Wissensdateien liegt.
Was ist der Unterschied zwischen Custom GPT, Claude Project und Gemini Gem?
Im Kern sind es drei Namen für dieselbe Idee: ein vorkonfigurierter KI-Assistent mit festen Anweisungen und hinterlegten Dateien. Custom GPTs laufen in ChatGPT, Projects in Claude, Gems in Gemini. Die Unterschiede liegen in Details wie Teilen-Funktionen und Dateiverwaltung. Nimm das Tool, mit dem Du ohnehin arbeitest.
Darf ich Kundendaten in die Wissensdateien hochladen?
Nein, in die Wissensdateien gehören Textbausteine, Stilbeispiele und Formatvorgaben, keine echten Kundendaten, Adressen oder Vertragsunterlagen. Der Assistent arbeitet mit Platzhaltern wie [Name] und [Objektadresse], die Du erst im fertigen Text ersetzt. Das ist keine Rechtsberatung, aber die Grundregel, mit der Du auf der sicheren Seite arbeitest.
Immobilienmakler seit 2007, selbstständig in der Immobilienbranche seit 1999, über 25 Jahre Praxis. Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler: 50 erprobte KI-Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts für den kompletten Makler-Alltag.