Welche Daten überhaupt in ein Chatfenster dürfen, klärt der Ratgeber ChatGPT und DSGVO im Maklerbüro. Hier geht es um den Schritt davor, um das gesprochene Wort im Termin. Die erste Grenze steht nicht in der DSGVO, sondern im Strafgesetzbuch.
Darf ich eine Besichtigung mit KI mitschneiden?
Ja, aber nur mit der Zustimmung jedes Anwesenden, und die musst Du vor dem ersten Wort einholen. Wer ohne Einwilligung mitschneidet, verletzt nach § 201 StGB die Vertraulichkeit des Wortes, und zwar auch dann, wenn er selbst mitredet. Das Strafmaß reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Datenschutzrechtlich trägt sie allein über die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Ein Gesprächsprotokoll mit KI ist ein Protokoll, das aus einer Tonaufnahme automatisch verschriftlicht und nach festen Feldern geordnet wird. Die KI übernimmt das Abtippen und das Sortieren. Den Schritt davor, die Erlaubnis, nicht.
Der häufigste Irrtum lautet, als Teilnehmer dürfe man mitschneiden. Gerade der Teilnehmer ist der typische Täter dieser Vorschrift. Die IT-Recht Kanzlei zur Aufzeichnung von Kundentelefonaten zieht dieselbe Linie: ohne wirksame Einwilligung vor Gesprächsbeginn datenschutzwidrig und zusätzlich strafrechtlich relevant.
Einen Punkt lassen die üblichen Warntexte weg: Nach § 205 Abs. 1 StGB wird die Tat nur auf Antrag verfolgt. Von allein ermittelt niemand. Erlaubt ist die Aufnahme damit nicht, es genügt ein Interessent, der sich übergangen fühlt. Die datenschutzrechtliche Seite läuft davon unabhängig. Das ist keine Rechtsberatung.
Wer zustimmen muss, hängt vom Termintyp ab. Hier zerbricht die pauschale Antwort „Einwilligung einholen". Bei der Einzelbesichtigung sind es zwei Stimmen, bei der Sammelbesichtigung alle, die den Flur betreten.
| Gesprächstyp | Wer muss der Aufnahme zustimmen | Pflichtangaben im Protokoll (Anzahl) | Was nie in den freien KI-Chat geht | Aufwand je Termin (Min.) |
|---|---|---|---|---|
| Einzelbesichtigung mit einem Interessenten | Interessent, Begleitperson, Du selbst | 4 je gezeigtem Mangel | Name, Anschrift, Finanzierungsstand | 8 |
| Sammelbesichtigung mit mehreren Parteien gleichzeitig | jede anwesende Person einzeln, namentlich auf der Aufnahme | 4 je gezeigtem Mangel, einmal für alle | Teilnehmerliste, Äußerungen einzelner Interessenten | 15 |
| Eigentümergespräch am Küchentisch (Wertermittlung, Auftrag) | Eigentümer und jede weitere Person am Tisch | 4 je Zusage und je Objektangabe | Verkaufsgrund, Adresse, familiäre Lage, Preisuntergrenze | 12 |
| Übergabetermin mit Käufer und Verkäufer | beide Parteien und alle Begleiter | 4 je Zählerstand und je offenem Punkt | Zählernummern mit Objektbezug, Bankdaten | 10 |
| Telefonat mit einem Interessenten | Anrufer, vor dem ersten Sachwort | 4 je Zusage | Rufnummer, Name und Objekt in Kombination | 4 |
Die Minutenwerte meinen Einwilligung, Transkription und Nachbearbeitung zusammen, Erfahrungswerte aus meiner Praxis, keine Messung. Am Telefon fehlt der Blickkontakt und damit die Kontrolle, wer zugestimmt hat. Wie Du Gesprächsprotokolle aus dem Telefon automatisiert bekommst, steht im eigenen Ratgeber.
Wie formuliere ich die Einwilligung zur Aufnahme?
Mit einem Satz, der vier Dinge nennt: dass aufgenommen wird, wozu, wie lange die Datei bleibt und dass die Zustimmung jederzeit widerrufbar ist. Dieser Satz gehört auf die Aufnahme selbst, samt Namen jedes Anwesenden und einem hörbaren Ja. Art. 7 Abs. 1 DSGVO verlangt, dass Du die Einwilligung nachweisen kannst, Absatz 3 den jederzeitigen Widerruf ohne Rückwirkung.
Ein Nicken reicht nicht, weil es auf der Tonspur nicht auftaucht. Eine Liste an der Wohnungstür belegt nur die Anwesenheit.
„Ich schalte jetzt die Aufnahme ein. Ich zeichne unser Gespräch auf, um daraus ein Protokoll zu erstellen, das Sie im Anschluss bekommen. Die Aufnahme lösche ich, sobald das Protokoll abgestimmt ist. Sie können jederzeit widersprechen, dann stoppe ich und lösche die Datei. Herr [Name], sind Sie einverstanden? Frau [Name], sind Sie einverstanden?" Jede Person einzeln fragen und die Antwort abwarten.
Meine feste Regel dazu: Die Aufnahme läuft, bevor der erste Interessent die Wohnung betritt, und der erste Satz auf der Datei ist die Einwilligungsfrage mit dem Namen jedes Anwesenden. Kommt jemand später dazu, der Partner, der erwachsene Sohn, der Handwerker aus dem Keller, stoppe ich und nehme die Einwilligung komplett neu auf, statt die Datei hinterher zu schneiden. Wer schneidet, hat einen Anfang, der nicht mehr zum Rest gehört. Ein Mitschnitt mit einer Stimme, die nie zugestimmt hat, wird bei mir gelöscht und nicht nachbearbeitet. Erfahrungswert aus meiner Praxis, keine Messung.
Der Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO macht die bereits erfolgte Aufnahme nicht rückwirkend rechtswidrig. Ab dem Widerruf fehlt aber jede Grundlage für die weitere Verarbeitung: keine Transkription, keine Auswertung, keine Ablage. Häufig zu lesen ist, aus dem Weiterarbeiten werde dann zusätzlich eine Straftat nach § 201 StGB. Das stimmt so nicht, denn Absatz 1 Nummer 2 erfasst nur den Gebrauch einer „so hergestellten", also von Anfang an unbefugten Aufnahme. Eine mit Einwilligung entstandene Datei rutscht nicht nachträglich hinein. Es bleibt beim Datenschutzverstoß. Das ist keine Rechtsberatung.
Die Einwilligung dauert zwanzig Sekunden. Die Nachbereitung frisst den Abend.
Der Termin ist um 18 Uhr vorbei, die Datei liegt auf dem Telefon, und um 21 Uhr sitzt Du immer noch am Protokoll. Kapitel 5 des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler nimmt genau diesen Teil auseinander: Anfragen qualifizieren, Termine führen, Interessenten warmhalten, jeder Schritt als fertiger Workflow mit Copy-Paste-Prompt, ausgefülltem Beispiel und Rechts-Warnung. 76 Seiten, 8 Kapitel, einmalig 129 € statt 197 €.
Kapitel 5 aufschlagen 129 € statt 197 € · Sofort-Download (PDF) · 14 Tage Geld-zurückWas muss in einem Besichtigungsprotokoll stehen?
Vier Angaben je gezeigtem Mangel: wer anwesend war, welcher Mangel in welchem Raum gezeigt wurde, welche Frage dazu gestellt und wie sie beantwortet wurde, und welche Unterlage dazu übergeben wurde. Dieselben vier Felder tragen auch Zusagen und Zählerstände. Fehlt eines davon, ist die Zeile im Streitfall wertlos.
Der Grund steht in § 280 Abs. 1 Satz 2 BGB: Bei einer Pflichtverletzung wird das Vertretenmüssen vermutet. Behauptet ein Käufer, Du hättest den feuchten Keller verschwiegen, musst Du zeigen, dass Du ihn gezeigt hast. Dazu Datum, Uhrzeit, Objektbezeichnung und alle Anwesenden im Kopf.
Das Gegengewicht gehört dazu, auch wenn es die Verkäuferseite betrifft. Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat am 11. September 2018 unter dem Aktenzeichen 24 U 185/17 entschieden, dass über einen bei der Besichtigung erkennbaren Feuchtigkeitsschaden keine Aufklärungspflicht besteht. Der Käufer muss darlegen, dass er den Mangel nicht erkennen konnte. Den Verkäufer trifft eine sekundäre Darlegungslast: wann, wo und wie er aufgeklärt hat. Genau diese drei Angaben liefert ein Protokoll. Das ist keine Rechtsberatung.
- Anwesende: alle Personen mit Rolle. Wer später dazukommt, mit Uhrzeit.
- Gezeigter Mangel mit Raum: „Feuchtigkeitsrand an der Kellerwand" trägt. „Keller besprochen" trägt nicht.
- Frage samt Antwort: beides im Wortlaut. Eine zusammengefasste Antwort ist eine Auslegung.
- Übergebene Unterlage: welches Dokument in welcher Fassung, mit Datum. Ein Energieausweis ohne Ausstellungsdatum ist keiner.
Meine zweite feste Regel setzt hier an: Eine Zeile, bei der eine der vier Pflichtangaben fehlt, streiche ich, statt sie zu glätten. Eine halbe Zeile stützt die Erinnerung der Gegenseite, weil sie die Lücke füllen darf. Auch das ist ein Erfahrungswert, keine Messung.
Wie wird aus dem Rohtranskript ein prüffähiges Protokoll?
In drei Durchgängen. Erst ordnest Du das Rohtranskript nach Sprechern und Räumen, dann ziehst Du je gezeigtem Mangel die vier Pflichtangaben heraus, dann listest Du auf, was fehlt. Der dritte Schritt entscheidet über den Wert des Ergebnisses, denn das Modell darf Lücken nur benennen und nicht füllen. Ein glatt gezogenes Protokoll ohne Lücken ist im Zweifel ein erfundenes.
Du bist Protokollführer für einen Immobilienmakler. Aus dem Rohtranskript einer Besichtigung baust Du ein prüffähiges Besichtigungsprotokoll. Du erfindest nichts. EINGABE - Rohtranskript, Sprecher teilweise nicht zugeordnet: [Text einfügen] - Objekt ohne Adresse, Datum, Uhrzeit: [z. B. 3-Zi-Wohnung, Bj. 1998, Nr. 214, 12.09. um 16 Uhr] - Anwesende mit Rolle, ohne Nachnamen: [z. B. Interessent 1, Begleitperson, Makler] - Übergebene Unterlagen laut meiner Notiz: [Text] AUFGABE 1. Kopf mit Datum, Uhrzeit, Objekt, Anwesenden mit Rolle und dem Hinweis auf die Einwilligung auf der Aufnahme. 2. Tabelle "Gezeigte Mängel und Hinweise" mit genau vier Spalten: Raum | Was gezeigt oder gesagt wurde | Frage und Antwort im Wortlaut | Übergebene Unterlage mit Datum. 3. Abschnitt "Lücken": jede Zeile mit leerer Spalte, benannt nach der fehlenden Spalte. 4. Abschnitt "Wörtliche Zitate": höchstens fünf Sätze, die später erheblich sein können. REGELN - Du füllst keine leere Spalte auf. Fehlendes kommt unter "Lücken". - Aussagen mit einer Zusage bleiben im Wortlaut stehen. - Keine Angaben zu Herkunft, Religion, Familienstand, Alter, Behinderung oder Finanzierung. Solche Passagen markierst Du als "nicht protokollrelevant". - Keine Nachnamen, keine Adresse, keine Rufnummer im Ausgabetext. - Wenn Dir eine Angabe fehlt, frag nach, statt sie zu erfinden. AUSGABE Markdown, sachlicher Ton, keine Einleitung, kein Schlusswort.
Der zweite Nutzen fällt aus dem Protokoll heraus: die Liste der offenen Zusagen, die in den meisten Büros in vier Köpfen gleichzeitig steht. Schriftlich trägt sie weiter, wenn der Nachfass nach der Besichtigung ansteht.
Du bist Assistenz eines Immobilienmaklers und ziehst aus einem fertigen Besichtigungsprotokoll die offenen Zusagen heraus. Du legst keine an. EINGABE - Protokoll: [Text einfügen] - Datum des Termins: [Text] - Meine Bearbeitungszeiten: [z. B. Unterlagen 3 Werktage, Rückfragen an den Eigentümer 5 Werktage] - Wer außer mir beteiligt ist: [z. B. Hausverwaltung, Energieberater] AUFGABE Tabelle A "Ich schulde": jede Zusage, die ich gegeben habe. Spalten: Was genau | An wen, als Rolle ohne Namen | Bis wann | Beleg aus dem Protokoll als Zitat mit höchstens 15 Wörtern. Tabelle B "Mir wurde zugesagt": jede Zusage der Gegenseite, gleiche Spalten. Abschnitt "Unklar": Punkte, die wie eine Zusage klingen, aber weder Adressat noch Frist erkennen lassen, je Punkt mit einer Rückfrage. REGELN - Eine Zusage ohne wörtlichen Beleg im Protokoll kommt nicht in Tabelle A oder B, sondern in den Abschnitt "Unklar". - Fristen leitest Du nur aus dem Protokoll oder meinen Bearbeitungszeiten ab. Fehlt beides, schreibst Du "Frist offen" statt eines Datums. - Keine Floskeln, keine fertigen Mailtexte. - Wenn Dir eine Angabe fehlt, frag nach, statt sie zu erfinden. AUSGABE Zwei Tabellen, ein Abschnitt, sonst nichts. Nüchterner Ton wie in einer Akte, keine Anrede, keine Höflichkeitsfloskeln.
Darf das Transkript eines Eigentümergesprächs in ChatGPT?
Nicht in der Rohfassung. Ein solches Transkript enthält Klarnamen, Adresse, Verkaufsgrund und oft die familiäre Lage, also genau die Angaben, die vor jeder Verarbeitung durch einen Dienstleister herausmüssen. Welche Fassung in ein freies Chatfenster darf und welche einen Auftragsverarbeitungsvertrag braucht, entscheidet sich vor dem Einfügen. Arbeite mit Rollen statt mit Namen.
Der Verkaufsgrund ist der heikelste Teil. Scheidung, Pflegefall, Erbstreit: Daraus lassen sich Gesundheitsdaten ableiten. Ich ersetze sie durch eine Sachform wie „Veränderung in der Familie", bevor die Datei hochgeht. Im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler steht diese Zeile bei jedem der 50 Workflows über dem Prompt.
Du bist Assistenz eines Immobilienmaklers und arbeitest mit einem Transkript ohne Klarnamen. Daraus erstellst Du die Gesprächsgrundlage für den nächsten Termin. EINGABE - Transkript, Namen bereits durch Rollen ersetzt: [Text einfügen] - Objekttyp und Baujahr, ohne Adresse: [Text] - Wer war dabei, als Rolle: [z. B. Eigentümerin, Sohn, Makler] - Mein Ziel im nächsten Termin: [z. B. Alleinauftrag, Preiskorridor] AUFGABE Vier Abschnitte, zusammen höchstens 400 Wörter: 1. "Sachstand": was über das Objekt gesagt wurde, ohne Wertung. 2. "Offene Fragen an den Eigentümer": nummeriert, je Frage ein Satz. 3. "Was die Gegenseite wissen will": jede an mich gestellte Frage, die offen blieb. 4. "Belegstellen": je Punkt ein Zitat mit höchstens 15 Wörtern. REGELN - Keine Namen, keine Straße, kein Arbeitgeber, keine Bank, keine Nummer. - Den Verkaufsgrund gibst Du nur in Sachform wieder: "Veränderung in der Familie" oder "berufliche Veränderung". Angaben zu Krankheit, Trennung, Todesfall oder Alter lässt Du weg. - Keine Aussage über Herkunft, Religion oder Familienstand. - Ist ein Abschnitt nicht belegbar, bleibt er leer, mit dem Vermerk "kein Beleg im Transkript". - Wenn Dir eine Angabe fehlt, frag nach, statt sie zu erfinden. AUSGABE Vier Überschriften mit Stichpunkten darunter, kein Fließtext. Sachlicher Ton, keine Werbesprache, keine Bewertung meiner Arbeit.
Welche Werkzeuge brauchst Du für Aufnahme und Transkription?
Zwei, und beide hast Du meistens schon. Ein Gerät, das offline aufzeichnet, also das Diktiergerät im Telefon, und ein Modell, das Sprache verschriftlicht. ChatGPT, Claude und Gemini nehmen Audiodateien entgegen. Wie gut das bei Straßenlärm und drei Sprechern läuft, musst Du an eigenen Dateien ausprobieren. Wichtiger als das Werkzeug ist, ob die Datei Deinen Rechner verlässt.
Die Reihenfolge, die sich bei mir eingespielt hat: aufnehmen mit dem Telefon, Datei per Kabel auf den Rechner, im Dateinamen den Namen durch die Objektnummer ersetzen, dann erst transkribieren. Sonst landet eine Datei namens „Besichtigung Müller Lindenstraße" in einem Dienst, dessen Server Du nicht kennst. Die Transkription ist ein KI-System im Sinne der KI-Verordnung: Art. 4 verlangt von Dir als Betreiber, KI-Kompetenz bei den Leuten zu unterstützen, die damit arbeiten, die Kennzeichnungspflicht aus Art. 50 Abs. 1 trifft dagegen den Anbieter und nicht Dich. Mehr dazu im Ratgeber zum EU AI Act für Immobilienmakler. Das ist keine Rechtsberatung.
Wie lange bewahrst Du Aufnahme und Protokoll auf?
Die Aufnahme so kurz wie möglich, das Protokoll so lange wie nötig. Die Tonspur hat ihren Zweck erfüllt, sobald das Protokoll steht und beide Seiten es bestätigt haben. Danach fehlt ihr die Grundlage. Das Protokoll gehört zur Akte des Vorgangs und bleibt so lange, wie Ansprüche aus dem Geschäft noch laufen können.
Welche Frist für Deine Akten gilt, klärst Du mit dem Steuerberater, weil sich steuerliche Aufbewahrung und zivilrechtliche Verjährung selten decken. Aufnahme und Protokoll gehören dorthin, wo der Rest des Vorgangs liegt, also ein Ordner je Objekt, festes Benennungsschema, und der Löschtermin steht als Aufgabe im Kalender.
Häufige Fragen
Darf ich eine Besichtigung heimlich aufnehmen, wenn ich selbst am Gespräch teilnehme?
Nein. § 201 Abs. 1 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe, auch für den Gesprächsteilnehmer selbst. Das Strafmaß reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Die eigene Anwesenheit ist keine Erlaubnis. Zulässig wird die Aufnahme erst durch die Einwilligung jedes Anwesenden. Das ist keine Rechtsberatung.
Wie formuliere ich die mündliche Einwilligung zur Aufnahme?
Nenne vier Punkte in einem Satz: dass Du aufzeichnest, wofür, wann Du löschst und dass jeder jederzeit widersprechen kann. Danach fragst Du jede Person einzeln mit Namen und wartest ihr hörbares Ja ab. Der Ablauf gehört auf die Aufnahme, weil Art. 7 Abs. 1 DSGVO von Dir den Nachweis der Einwilligung verlangt.
Was muss ein Besichtigungsprotokoll enthalten, damit es im Streitfall etwas wert ist?
Vier Angaben je gezeigtem Mangel: die Anwesenden, den Mangel mit Raumangabe, die Frage samt Antwort im Wortlaut und die übergebene Unterlage mit Datum. Dazu Datum, Uhrzeit und Objektbezeichnung im Kopf. Der Grund liegt in § 280 Abs. 1 Satz 2 BGB: Bei einer Pflichtverletzung wird das Vertretenmüssen vermutet, Du musst Dich entlasten.
Darf ich das Transkript eines Eigentümergesprächs in ChatGPT einfügen?
Nicht in der Rohfassung. Ein Küchentischgespräch enthält Klarnamen, Adresse, Verkaufsgrund und oft Angaben zu Gesundheit oder Familienstand. Ersetze Namen durch Rollen, streiche Adresse und Hausnummer und gib den Verkaufsgrund nur in einer Sachform wieder. Erst diese Fassung wandert ins Chatfenster. Wer das Modell anonymisieren lässt, hat die Daten bereits übertragen.
Was passiert, wenn ein Teilnehmer seine Einwilligung nachträglich widerruft?
Der Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO wirkt nicht rückwirkend, die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Ab dem Widerruf fehlt die Grundlage für alles Weitere: keine Transkription, keine Auswertung, keine Ablage. Die Aufnahme wird gelöscht. Ob Du auch das fertige Protokoll bereinigst, ist eine Entscheidung von Dir, keine Pflicht aus dem Widerruf. Das ist keine Rechtsberatung.
Bei jedem Prompt stellt sich dieselbe Frage: Was darf da rein?
Protokoll, Exposé, Absage, Eigentümerbericht, Notartermin. Jeder dieser Vorgänge hat eine eigene Grenze, und die fällt einem selten in dem Moment ein, in dem man sie braucht. Im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler steht sie bei jedem der 50 Workflows über dem Prompt, zusammen mit dem ausgefüllten Beispiel und der Rechts-Warnung zu AGG, GEG und DSGVO. Geschrieben von einem Makler mit über 25 Jahren Praxis, einmalig 129 € statt 197 €.
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Immobilienmakler seit 2007, selbstständig in der Immobilienbranche seit 1999, über 25 Jahre Praxis. Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler: 50 erprobte KI-Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts für den kompletten Makler-Alltag.