Nachfass-Mails für Makler: was wann geschrieben wird

Diese Seite behandelt die Mails, die nach dem ersten Kontakt kommen. Wie Du Eigentümer überhaupt erreichst, steht in der KI-Immobilienakquise; was Du im Gespräch auf Provisions- und Preiseinwände antwortest, nimmt die Einwandbehandlung mit KI auseinander. Hier geht es um den Zeitraum danach. Um den Interessenten, der nach der Besichtigung schweigt, und um den Eigentümer, der die Wertermittlung bekommen hat und sich nicht zurückmeldet.

Was ist eine Nachfass-Mail im Maklergeschäft?

Eine Nachfass-Mail ist die geplante Folgenachricht an jemanden, der bereits Kontakt mit Dir hatte und sich nicht zurückgemeldet hat. Vom Newsletter unterscheidet sie der Bezug, denn sie greift einen einzelnen Vorgang auf und kein Thema. Von der Kaltakquise unterscheidet sie, dass der Empfänger den Kontakt selbst begonnen hat. Genau das macht sie rechtlich einfacher und inhaltlich schwieriger.

Inhaltlich schwieriger, weil eine Nachfass-Mail ohne neuen Inhalt als Druck gelesen wird. „Ich wollte mich noch einmal melden" sagt dem Empfänger nur, dass Du auf eine Antwort wartest. Das weiß er. Was er nicht weiß, ist, warum er jetzt antworten sollte und nicht in drei Wochen. Diese Frage beantwortet jede brauchbare Nachfass-Mail in ihrem ersten Satz, und die meisten tun es nicht.

In der Vermarktung fällt das kaum auf, weil einzelne Interessenten sich ohnehin melden. Es fällt bei den Eigentümern auf. Ein Eigentümer, der eine Wertermittlung bekommen hat und nichts mehr hört, sortiert Dich nach zwei Wochen in dieselbe Schublade wie die drei anderen Makler, die auch nichts mehr geschickt haben. Der Auftrag geht dann an den, der sich zuletzt gemeldet hat, nicht an den mit der besseren Einschätzung.

Wann darfst Du nachfassen und wann nicht?

Nachfassen ist zulässig, solange Du den Vorgang fortsetzt, den der Empfänger selbst angestoßen hat. Das ist Vertragsanbahnung und stützt sich auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung. Werbung wird daraus in dem Moment, in dem Du dieselbe Adresse für etwas anderes nutzt, etwa für ein zweites Objekt. Dann gilt Paragraf 7 UWG, und der verlangt eine vorherige ausdrückliche Einwilligung.

Diese Grenze ist der Punkt, an dem in Maklerbüros regelmäßig etwas schiefgeht. Der Ablauf sieht harmlos aus. Ein Interessent fragt zu einer Wohnung an, war besichtigen, entscheidet sich dagegen. Zwei Wochen später bekommt er ein ähnliches Objekt geschickt, „weil es ja passen könnte". Für den ersten Vorgang war seine Anfrage die Grundlage. Für das zweite Objekt ist sie es nicht mehr, denn er hat danach nicht gefragt. Das ist Direktwerbung per elektronischer Post nach Paragraf 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG. Der Begriff Werbung wird dabei weit ausgelegt und erfasst auch Zusätze, die neben einem sachlichen Anlass mitlaufen.

Es gibt dafür eine Ausnahme in Paragraf 7 Absatz 3 UWG, und sie wird häufig zu weit gelesen. Sie verlangt vier Bedingungen gleichzeitig. Du hast die Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten. Du bewirbst damit eigene ähnliche Leistungen. Der Empfänger hat nicht widersprochen. Und er wurde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar darauf hingewiesen, dass er widersprechen kann. Der erste Punkt fällt im Maklergeschäft meistens durch, weil eine Anfrage über ein Portal kein Verkauf ist. Wer diesen Weg nutzen will, braucht die Einwilligung im Formular, und zwar getrennt und nicht im Kleingedruckten.

Wann ist der richtige Zeitpunkt zum Nachfassen?

Der Abstand richtet sich nach dem Anlass, nicht nach einem festen Rhythmus. Nach einer Besichtigung ist die Erinnerung nach zwei Tagen noch frisch und die Entscheidung noch offen. Nach einer Wertermittlung braucht der Eigentümer länger, weil er die Zahl erst innerlich sortieren muss. Eine Anfrage, die nie zum Termin geführt hat, verträgt den längsten Abstand. Die folgende Tabelle fasst zusammen, was sich bei mir eingespielt hat.

Die Zahlen sind Erfahrungswerte aus meiner Praxis und keine Messung. Was sich davon belegen lässt, ist die Richtung. Je konkreter der Anlass, desto kürzer darf der Abstand sein. Wer nach einer Besichtigung erst nach zehn Tagen schreibt, fragt nach einer Entscheidung, die längst gefallen ist.

Nach welcher Regel baue ich eine Nachfass-Mail?

In meinen über 25 Jahren habe ich mir dafür drei Bedingungen gesetzt, und eine Mail, die eine davon nicht erfüllt, geht nicht raus. Erstens muss sie ein Detail aus dem letzten Kontakt enthalten, das ich nicht aus der Akte, sondern aus dem Gespräch habe. Zweitens muss sie eine Information tragen, die der Empfänger vorher nicht hatte. Drittens muss sie mit einer Frage enden, die sich mit Ja oder Nein beantworten lässt.

Die zweite Bedingung ist die unbequeme. Sie bedeutet, dass ich am Tag der geplanten Mail manchmal nichts zu schreiben habe, und dann schreibe ich nicht. Eine Nachfass-Mail ohne neue Information kostet mehr, als sie bringt, weil sie den nächsten Kontakt entwertet. Wer dreimal ohne Inhalt schreibt, wird beim vierten Mal nicht mehr geöffnet.

Dazu kommt eine Regel für das Ende der Strecke. Die dritte Mail bietet ausdrücklich den Ausstieg an, mit einem Satz wie „Wenn das Thema für Sie erledigt ist, sagen Sie einfach kurz Bescheid, dann melde ich mich nicht wieder." Das klingt nach aufgeben und ist das Gegenteil. Diese Mail bekommt aus meiner Erfahrung häufiger eine Antwort als die beiden davor, weil sie den Empfänger aus einer Verpflichtung entlässt, die er nie eingegangen ist. Ein Teil dieser Antworten ist ein Nein, und ein Nein ist ein Ergebnis. Der Rest ist der eigentliche Grund für diese Regel.

Wie schreibst Du die Nachfass-Mail nach der Besichtigung?

Nach einer Besichtigung fehlt dem Interessenten selten Information, ihm fehlt eine Entscheidung. Die Mail sollte deshalb nicht das Objekt wiederholen, sondern den Punkt aufgreifen, an dem er im Termin gezögert hat. Der folgende Prompt erzeugt drei Varianten mit unterschiedlicher Nähe, damit Du die passende auswählst und nicht die einzige nehmen musst, die die KI ausgeworfen hat.

Du schreibst für mich als Immobilienmakler eine Nachfass-Mail an einen
Kaufinteressenten, der vor zwei Tagen besichtigt hat und sich seitdem
nicht gemeldet hat.

AUSGANGSLAGE
- Objekt (Kurzbezeichnung, ohne Adresse): [Text]
- Anrede und Verhältnis: [Sie / Du], [erster Kontakt / kennen uns länger]
- Was im Termin gut ankam: [Stichpunkte]
- Wo er gezögert hat: [Stichpunkte, wörtlich wenn möglich]
- Neue Information, die ich jetzt liefern kann: [Text]
- Stand der Vermarktung: [z. B. weitere Besichtigungen terminiert / offen]

AUFTRAG
Schreibe drei Varianten derselben Mail, jeweils 90 bis 130 Wörter:
A) sachlich und knapp
B) persönlich, mit Bezug auf ein Detail aus dem Termin
C) direkt, mit klarer Frage nach dem Stand

REGELN
- Der erste Satz nennt den Anlass, nicht die Begrüßungsfloskel.
- Jede Variante enthält die neue Information aus der Ausgangslage.
- Jede Variante endet mit genau einer Frage, die mit Ja oder Nein
  beantwortbar ist.
- Kein Druck, keine künstliche Verknappung, keine erfundenen weiteren
  Interessenten. Nur der oben angegebene Stand der Vermarktung.
- Keine Aussage zu Provision, Kaufpreisverhandlung oder Zusagen.
- Betreffzeile je Variante, maximal 45 Zeichen, ohne Ausrufezeichen.
- Wenn eine Angabe oben fehlt, frag nach, statt sie zu erfinden.

Wie fasst Du nach einer Wertermittlung nach, ohne zu drängen?

Beim Eigentümer liegt der Fall anders. Er hat eine Zahl bekommen, die entweder über oder unter seiner Vorstellung liegt, und in beiden Fällen braucht er Zeit. Eine Mail, die nach vier Tagen fragt, ob er sich entschieden hat, macht aus einer Beratung eine Forderung. Besser funktioniert eine Mail, die einen zweiten Gedanken liefert und die Entscheidung gar nicht anspricht. Wie Du den Übergang von dort zum Auftrag führst, steht im Ratgeber Alleinauftrag mit KI gewinnen.

Du schreibst für mich als Immobilienmakler eine Nachfass-Mail an einen
Eigentümer, dem ich vor vier Tagen eine schriftliche Wertermittlung
übergeben habe. Er hat sich seitdem nicht gemeldet.

AUSGANGSLAGE
- Objektart und Baujahr: [Text]
- Ergebnis der Wertermittlung (Spanne): [Text]
- Preisvorstellung des Eigentümers, falls genannt: [Text]
- Sein Anlass für den Verkauf, falls genannt: [Text]
- Was er im Termin wissen wollte: [Stichpunkte]
- Meine neue Beobachtung zum Objekttyp oder zur Nachfrage: [Text]
- Quelle dieser Beobachtung: [Text]

AUFTRAG
Schreibe eine Mail von 120 bis 160 Wörtern in der Sie-Form.
Aufbau:
1. Anlass in einem Satz.
2. Die neue Beobachtung, mit Quelle in Klammern.
3. Was das für sein Objekt bedeuten kann, als Einschätzung
   gekennzeichnet, nicht als Tatsache.
4. Ein Angebot für den nächsten Schritt mit zwei konkreten
   Terminvorschlägen.

REGELN
- Die Entscheidung des Eigentümers wird nicht angesprochen und nicht
  eingefordert.
- Keine Zahl, die nicht oben steht. Nichts hochrechnen, nichts runden.
- Keine Bewertung seiner Preisvorstellung.
- Keine Formulierung, die eine Beauftragung voraussetzt.
- Sachlich, keine Werbesprache, keine Superlative.
- Betreffzeile ohne den Begriff Nachfassen.

Wie holst Du eine Anfrage zurück, die im Sande verlaufen ist?

Die dritte Strecke betrifft die Kontakte, die nie zu einem Termin geführt haben. Hier ist der Abstand am größten und die Erwartung am kleinsten, und deshalb ist die Schlussmail hier am wichtigsten. Sie beendet den Vorgang aktiv, statt ihn ausfransen zu lassen. Der Prompt erzeugt beide Bausteine, den Reaktivierungsversuch und den sauberen Abschluss.

Du schreibst für mich als Immobilienmakler zwei Mails an einen Kontakt,
der vor längerer Zeit angefragt und danach nicht mehr reagiert hat.

AUSGANGSLAGE
- Art des Kontakts: [Kaufinteressent / Eigentümer / Bewertungsanfrage]
- Datum und Inhalt der ursprünglichen Anfrage: [Text]
- Bisherige Kontakte und Daten: [Liste]
- Was sich seitdem geändert hat: [Text]
- Ob ich ihn telefonisch erreicht habe: [ja / nein]

AUFTRAG
Mail 1, Reaktivierung, 80 bis 110 Wörter:
- Bezug auf die ursprüngliche Anfrage mit Datum.
- Die Veränderung als einziger Grund für die Nachricht.
- Eine Ja-Nein-Frage am Ende.

Mail 2, Schlussmail, 60 bis 90 Wörter, für den Fall, dass Mail 1
unbeantwortet bleibt:
- Feststellung, dass ich den Vorgang schließe.
- Ausdrückliches Angebot, sich nicht mehr zu melden, wenn das
  Thema erledigt ist.
- Ein Satz, wie er mich erreicht, falls es später wieder aktuell wird.
- Kein neues Angebot, keine Frage nach dem Grund.

REGELN
- Beide Mails beziehen sich ausschließlich auf den ursprünglichen
  Vorgang. Kein anderes Objekt, keine weitere Leistung.
- Kein Vorwurf, kein Hinweis auf ausgebliebene Antworten.
- Keine Provisions- oder Preisaussagen.
- Betreffzeilen sachlich, ohne Dringlichkeit.

Welche Formulierungen kosten Dich die Antwort?

Die meisten Nachfass-Mails scheitern nicht am Timing, sondern an vier oder fünf Sätzen, die sich über Jahre eingeschliffen haben. Sie klingen höflich und sagen dem Empfänger, dass er nichts verpasst, wenn er nicht antwortet. Die folgende Gegenüberstellung zeigt die häufigsten und was stattdessen dort stehen kann.

Was gehört beim Datenschutz in die Nachfass-Strecke?

Zwei Punkte sind es, und beide sind schnell erledigt. Der erste ist der Hinweis auf das Widerspruchsrecht. Nach Artikel 21 der Datenschutz-Grundverordnung kann der Empfänger einer Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung jederzeit widersprechen, und der Hinweis darauf muss spätestens bei der ersten Kommunikation ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen erfolgen. Ein Satz in der Signatur reicht dafür nicht, wenn er zwischen Handelsregister und Haftungsausschluss steht. Ausgelöst wird die Pflicht durch den Werbezweck und nicht durch die reine Vertragsanbahnung. Weil die Grenze zwischen beidem in einer Nachfass-Strecke schmal ist, gehört der Hinweis trotzdem hinein.

Der zweite Punkt ist die Löschfrist. Ein Kontakt, dessen Vorgang mit der Schlussmail beendet ist, hat keinen Zweck mehr, aus dem sich die weitere Speicherung ergibt. Wer solche Kontakte jahrelang in der Liste behält, um irgendwann noch einmal zu schreiben, braucht dafür eine eigene Grundlage. Von den Aufbewahrungspflichten ist das zu trennen. Geschäftliche Korrespondenz ist als Handelsbrief nach Paragraf 257 Absatz 4 HGB sechs Jahre aufzubewahren. Das Archiv bleibt also, die Werbeliste nicht. Wie Du KI-Werkzeuge im Maklerbüro insgesamt datenschutzkonform einsetzt, steht im Ratgeber ChatGPT DSGVO-konform für Makler. Das ist keine Rechtsberatung.

Eine Kennzeichnungspflicht für den KI-Einsatz besteht bei diesen Mails nicht. Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt eine Offenlegung für veröffentlichte Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen. Eine E-Mail an einen einzelnen Interessenten fällt nicht darunter. Welche Pflichten aus der Verordnung für Makler tatsächlich gelten, steht im Ratgeber EU AI Act für Immobilienmakler.

Nachfassen ist eine von acht Stationen, an denen KI im Maklerprozess spürbar Arbeit abnimmt. Den Überblick über alle acht gibt der Ratgeber KI für Immobilienmakler.

Häufige Fragen

Rico Peuker

Immobilienmakler seit 2007, selbstständig in der Immobilienbranche seit 1999 – über 25 Jahre Praxis. Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler: 50 erprobte KI-Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts für den kompletten Makler-Alltag.