Welche Angabe überhaupt in einen Chat darf und wie Du sie ersetzt, steht im Beitrag ChatGPT und DSGVO im Maklerbüro. Hier bekommst Du das Dokument, das diese Regeln für Dein Büro verbindlich macht, mitsamt dem Ordner, in dem es neben dem Kompetenznachweis liegt. Das eine sagt Dir, was Du tun solltest. Das andere sagt allen anderen, was sie tun müssen.
Was ist eine KI-Richtlinie fürs Maklerbüro?
Eine KI-Richtlinie fürs Maklerbüro ist die schriftliche Anweisung des Inhabers an alle, die im Büro mit KI arbeiten: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen, wer die Ausgabe freigibt und was im Fehlerfall passiert. Rechtlich ist sie die Anweisung nach Artikel 32 Absatz 4 DSGVO. Praktisch ist sie das Papier, das eine Aufsichtsbehörde oder ein Mandant sehen will, wenn etwas schiefgegangen ist.
Artikel 32 Absatz 4 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen und den Auftragsverarbeiter, Schritte zu unternehmen, damit ihnen unterstellte Personen mit Zugang zu personenbezogenen Daten diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten. Ohne das Papier bleibt im Streitfall nur Deine Aussage, dass die Kollegin das hätte wissen müssen.
Konkreter wird die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz", Version 1.0 vom 6. Mai 2024. Abschnitt 2.2 empfiehlt, klare interne Weisungen zu erteilen und zu dokumentieren, weil Beschäftigte KI-Anwendungen sonst eigenmächtig und unkontrolliert nutzen. Verbindlich ist die Orientierungshilfe nicht, sie zeigt aber, woran die Aufsicht ein Büro misst.
Was muss in einer KI-Richtlinie stehen?
Sechs Abschnitte reichen: Geltungsbereich, zugelassene Werkzeuge, Datenregeln, Gegenlesen und Freigabe, Fehlerfall, Nachweis und Überprüfung. Jeder Abschnitt beantwortet eine Frage, die im Alltag tatsächlich gestellt wird. Was darüber hinausgeht, gehört in eine Schulung oder in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Zwei Seiten setze ich mir als Obergrenze, weil ein längeres Papier im Büro nicht gelesen wird.
- Geltungsbereich. Inhaber, Mitarbeiter, Auszubildende, freie Assistenzen, Fotografen, Home-Staging-Dienstleister. Wer hier fehlt, arbeitet ungeregelt.
- Zugelassene Werkzeuge und Konten. Namentlich, mit Zweck und mit der Angabe, ob das Konto dem Büro gehört.
- Datenregeln. Drei Stufen für jede Datenart, die bei Euch vorkommt, ausdrücklich mit einer Aussage zum Hochladen von Dateien.
- Gegenlesen und Freigabe. Wer prüft was, bevor ein Text das Haus verlässt, und wie wird das sichtbar.
- Fehlerfall. An wen wird gemeldet, in welcher Frist, wer entscheidet über die Korrektur nach außen.
- Nachweis. Geltungsdatum, Unterschriften, ein fester Termin im Jahr für die Durchsicht.
Ein Punkt fehlt mit Absicht: die Schulung. Formate, Kosten und die Frage der Anrechnung stehen im Ratgeber zur KI-Schulung für Immobilienmakler, und sie gehören dorthin. Ein Dokument, das gleichzeitig Anweisung und Lehrmaterial sein will, macht beides schlecht.
Du bist Datenschutzkoordinator in einem kleinen Immobilienbüro und schreibst den Entwurf einer internen KI-Richtlinie. Du erfindest nichts. ANGABEN AUS MEINEM BÜRO - Bürogröße: [Anzahl] feste Mitarbeiter, [Anzahl] freie Assistenzen - Rollen, die mit KI arbeiten: [z. B. Inhaber, Backoffice, Fotograf] - Werkzeuge mit Kontoart: [Werkzeug] / [betrieblich oder privat] - Wer gibt Texte vor dem Versand frei: [Rolle] - Datenarten bei uns: [Aufzählung] - Gilt ab: [Datum], Überprüfung am: [Datum] AUFTRAG Schreibe die Richtlinie in genau sechs Abschnitten: 1 Geltungsbereich und wer gebunden ist 2 Zugelassene Werkzeuge und Konten 3 Datenregeln mit drei Stufen: frei, nur anonymisiert, gesperrt 4 Gegenlesen und Freigabe vor dem Versand 5 Fehlerfall: melden, korrigieren, dokumentieren 6 Nachweis, Geltungsbeginn und jährliche Überprüfung FORMAT UND TON Kurze Sätze, je Abschnitt höchstens 120 Wörter, am Ende eine Zeile für Datum und Unterschrift. Anweisend wie eine Hausordnung, ohne Begründungen und ohne Beispiele. Hänge zum Schluss eine Liste aller Felder an, die ich noch ausfüllen muss. REGELN - Abschnitt 3 muss ausdrücklich regeln, was mit hochgeladenen Dateien passiert, nicht nur mit getipptem Text. - Verwende keine Werkzeuge, Namen, Rollen oder Termine, die ich oben nicht angegeben habe. Setze [offen] ein. - Nenne keine echten Personen, Objekte oder Adressen. - Wenn Dir eine Angabe fehlt, frag nach, statt sie zu erfinden.
Welche KI-Werkzeuge lässt Du im Büro zu?
Zugelassen ist, was Du namentlich in der Richtlinie aufführst. Alles andere ist gesperrt, auch wenn es kostenlos und praktisch ist. Für jedes Werkzeug notierst Du drei Dinge: den Namen, wofür es benutzt werden darf und ob das Konto dem Büro gehört oder einer Person. Private Konten sind der häufigste Verstoß, weil sie unsichtbar bleiben.
Die Kontofrage entscheidet mehr als die Werkzeugfrage. Abschnitt 2.4 der Orientierungshilfe empfiehlt betriebliche Geräte und Konten und rät ausdrücklich zu einer Funktions-Mailadresse statt eines Kontos auf den Namen einer Mitarbeiterin, damit über sie kein Profil entsteht. Aus meiner Praxis kommt der zweite Grund dazu: Auf einem privaten Konto siehst Du die Einstellungen nicht und kommst nach einer Kündigung nicht an den Verlauf.
Klär die Konten, bevor Du den ersten Satz schreibst: ein Büro-Konto je Werkzeug, Zugang über eine Funktionsadresse des Büros, Trainingsfreigabe aus. Wer die Reihenfolge umdreht, schreibt eine Regel, die am ersten Tag gebrochen wird.
Welche Daten dürfen nie in ein KI-Werkzeug?
Gesperrt gehören alle Unterlagen, deren Inhalt ohne die Namen darin wertlos wird: Grundbuchauszug, Bonitätsunterlage, Kaufvertragsentwurf. Personenbezogene Angaben, die sich durch eine Rolle oder einen Typ ersetzen lassen, stehen eine Stufe darunter und dürfen anonymisiert hinein. Reine Objektdaten ohne Personenbezug sind frei. Drei Stufen genügen, mehr Differenzierung hält im Alltag niemand durch.
| Datenart im Maklergeschäft | Regelstufe (frei · nur anonymisiert · gesperrt) | Als Datei hochladen (ja · nur geschwärzt · nein) | Freigabe durch (Rolle) | Vermerk in der Nachweismappe (ja · nein) |
|---|---|---|---|---|
| Objektdaten ohne Personenbezug (Zimmerzahl, Baujahr, Ausstattung, Grundriss ohne Namen) | frei | ja | niemand | nein |
| Eigentümername und Eigentümeranschrift | nur anonymisiert | nein | Bearbeiter | nein |
| Interessentenanfrage im Volltext | nur anonymisiert | nein | Bearbeiter | nein |
| Grundbuchauszug | gesperrt im Original | nur geschwärzt | Inhaber | ja, je Vorgang |
| Kaufvertragsentwurf des Notars | gesperrt im Original | nur geschwärzt | Inhaber | ja, je Vorgang |
| Bonitätsunterlage (Selbstauskunft, Gehaltsnachweis, Schufa) | gesperrt ohne Ausnahme | nein | keine Freigabe vorgesehen | ja, falls es doch passiert |
Diese Zuordnung ist mein eigenes Raster aus dem Büroalltag, keine Vorgabe einer Behörde und keine Messung. Wie Du einen Namen sauber durch eine Rolle ersetzt und warum die Business-Version mit Auftragsverarbeitungsvertrag anders zu bewerten ist als die freie, steht im Beitrag zu ChatGPT und DSGVO. Die Tabelle legt nur die Stufe fest, den Handgriff davor regelt sie nicht.
Der Satz, den fast jede Vorlage stehen lässt, lautet: Personenbezogene Daten sind vor der Eingabe zu anonymisieren. Er greift genau dort nicht, wo im Maklerbüro der Schaden entsteht, nämlich beim Anhängen einer Datei. Wer ein vierzehnseitiges PDF hochlädt, hat nichts anonymisiert, und niemand im Büro merkt es, weil kein einziges Wort getippt wurde. Deshalb prüfe ich jede KI-Richtlinie an einer einzigen Frage: Steht darin, was mit hochgeladenen Dateien passiert? Steht es nicht drin, ist sie im Maklerbüro unbrauchbar, egal wie viele Seiten sie hat.
Die Stufe steht fest. Der einzelne Vorgang steht noch aus.
Eine Datenregel nützt Dir erst, wenn Du sie im konkreten Vorgang wiederfindest: beim Exposé, beim Eigentümerbericht, bei der Absage an einen Interessenten. Im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler steht bei jedem der 50 Workflows, welche Angaben hineingehören und welche draußen bleiben, dazu der fertige Prompt und ein ausgefülltes Beispiel. 76 Seiten, 8 Kapitel, einmalig statt Abo.
Die 50 Workflows durchsehen 129 € statt 197 € · Sofort-Download (PDF) · 14 Tage Geld-zurückWer liest KI-Texte gegen, bevor sie rausgehen?
Gegengelesen wird von einem Menschen, und zwar von dem, der den Text verwendet. In einem Büro mit drei Personen ist das keine zweite Instanz, sondern eine Pflicht des Bearbeiters. Er prüft drei Dinge: jede Zahl gegen ihren Beleg, die Pflichtangaben zum Energieausweis nach § 87 GEG, und ob eine Formulierung Empfänger ausgrenzt. Danach zeichnet er mit Kürzel und Datum ab.
Abschnitt 3.3 der Orientierungshilfe verlangt für Ergebnisse mit Personenbezug eine Überprüfung vor der Weiterverarbeitung, Abschnitt 3.4 zusätzlich eine Prüfung auf Diskriminierung. Der erste Punkt fällt Dir auf, weil eine falsche Wohnfläche im Exposé Ärger macht. Der zweite fällt Dir nicht auf, weil „ideal für junge Familien" wie ein netter Satz klingt. Den ausführlichen AGG-Check für Anzeigentexte samt Prüf-Prompt findest Du unter Exposé mit KI erstellen; in der Richtlinie steht davon nur der eine Satz, dass niemand seinen eigenen KI-Text ungeprüft versendet.
Dieser Satz bindet die Freigabe an eine Person. Geht ein Text ohne menschliche Zwischenstufe raus, landest Du bei den automatisierten Entscheidungen, und wo diese Grenze verläuft, nimmt der Ratgeber zur KI-Automatisierung im Immobilienbüro mit Artikel 22 DSGVO auseinander. Für die Richtlinie brauchst Du davon nur die Rolle, die abzeichnet, und die Stelle, an der das sichtbar wird.
Du bist Korrektor in einem Immobilienbüro und bereitest die Freigabe eines
fertigen Textes vor. Du entscheidest nicht, Du sammelst Kandidaten für meine
Entscheidung und lieferst mir den Vermerk, den ich abzeichne.
TEXT
[Hier den kompletten Text einfügen]
WAS ICH ÜBER DEN TEXT WEISS
- Verwendungszweck: [Exposé / Portaltext / Mail an Eigentümer / Anzeige]
- Belege, die mir vorliegen: [z. B. Energieausweis vom TT.MM.JJJJ,
Aufmaß, Protokoll der Eigentümerversammlung]
- Empfängerkreis: [einzelne Person / offener Interessentenkreis]
- Wer zeichnet ab: [Kürzel], geprüft am: [TT.MM.JJJJ]
PRÜFE IN DREI DURCHGÄNGEN
1 Zahlen und Angaben. Liste jede Zahl, jedes Datum und jede Flächen- oder
Baujahresangabe auf und markiere sie mit "belegt" oder "kein Beleg".
Grundlage ist ausschließlich meine Belegliste oben.
2 Pflichtangaben. Nur bei einer Immobilienanzeige: Prüfe, ob Art des
Energieausweises, wesentlicher Energieträger, Baujahr laut Ausweis,
Endenergiewert und Effizienzklasse im Text vorkommen. Fehlende Angaben
einzeln benennen und nichts davon ergänzen.
3 Personenbezug im Text. Markiere jede Stelle, die einen Wunschbewohner
beschreibt statt die Immobilie ("für junge Familien", "ruhiges Haus ohne
Kinder"), und jede Stelle, an der ein Name, eine Anschrift, eine
Telefonnummer oder eine Mailadresse stehen geblieben ist.
AUSGABE
Zuerst eine Tabelle: Fundstelle im Wortlaut | Durchgang | Warum auffällig.
Danach vier Zeilen als Freigabevermerk zum Abzeichnen: geprüft am, geprüft
von, Zahl der offenen Punkte, Freigabe erteilt. Das letzte Feld bleibt leer.
REGELN
- Kein Gesamturteil, keine Freigabe, keine Bewertung des Schreibstils.
- Schreibe den Text nicht neu und ergänze keine Angaben.
- Wenn Dir eine Angabe fehlt, frag nach, statt sie zu erfinden.
Was tust Du, wenn ein KI-Fehler schon beim Kunden ist?
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge: den Fehler festhalten, bevor Du ihn korrigierst. Prüfen, ob personenbezogene Daten betroffen sind. Die Korrektur an alle Empfänger schicken, nicht nur an den, der nachgefragt hat. Und den Vorgang in vier Zeilen dokumentieren. Der zweite Schritt entscheidet, ob eine Meldefrist läuft, deshalb steht er vor der Korrektur.
Betrifft der Fehler eine Zahl, die im Exposé steht, also Fläche, Baujahr oder Betriebskosten, geht die Korrektur an alle, die den Text bekommen haben. Wer nur dem Nachfrager antwortet, hat den Fehler nicht korrigiert, sondern eine Beschwerde bearbeitet.
Diese Regel gehört auf Papier, weil eine Rundmail über den eigenen Fehler unangenehm ist und sie deshalb niemand freiwillig anwendet. Wie eng es bei welcher Textsorte wird, steht als Rechts-Warnung bei jedem der 50 Workflows im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler, im Alltag reicht Dir der eine Satz in der Richtlinie.
Sind personenbezogene Daten in ein nicht zugelassenes Werkzeug geraten, greift Artikel 33 DSGVO: Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem Dir die Verletzung bekannt wurde, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen. Steckt dagegen eine ausgrenzende Formulierung im versendeten Text, geht es um § 19 AGG: Absatz 2 erfasst die Benachteiligung wegen der ethnischen Herkunft in jedem zivilrechtlichen Schuldverhältnis, die übrigen Merkmale erfasst Absatz 1 Nummer 1 beim Massengeschäft. Die beiden Fristen haben nichts miteinander zu tun. Das ist keine Rechtsberatung.
Du bist Assistenz in einem Immobilienbüro und schreibst zwei Texte zu einem Fehler in einem Text, der bereits versendet wurde. Du erfindest nichts. WAS PASSIERT IST - Fehlerhafte Aussage im Wortlaut: [Text] - Richtige Aussage: [Text], Beleg: [Dokument, Datum] - Wo der Fehler stand: [Exposé / Portaltext / Mail / Anzeige] - Wer den Text bekommen hat: [Anzahl] Empfänger, davon [Anzahl] mit vereinbartem Besichtigungstermin - Versendet am: [Datum], entdeckt am: [Datum] - Ansprechpartner für Rückfragen: [Rolle, Telefonnummer] TEIL A: NACHRICHT AN ALLE EMPFÄNGER Höchstens 120 Wörter. Reihenfolge: was falsch war, was richtig ist, woher die richtige Angabe stammt, was das für einen vereinbarten Termin bedeutet, ein Satz zur Rückfrage. Betreffzeile mit Objektstichwort und dem Wort Korrektur, höchstens 45 Zeichen. TEIL B: INTERNER VERMERK Vier Felder, je ein Satz: Was war falsch. Wer korrigiert. Wer wird informiert. Bis wann erledigt. TON Sachlich und knapp. Keine Entschuldigungsprosa, keine Schuldzuweisung an ein Werkzeug oder eine Person. REGELN - Keine Vermutung darüber, wie der Fehler entstanden ist. - Keine Zusage zu Preis, Provision, Rücktritt oder Schadenersatz. - Nenne keine anderen Empfänger namentlich. - Übernimm nur die Angaben von oben. Wenn Dir eine fehlt, frag nach, statt sie zu erfinden.
Was gehört in die Nachweismappe zur KI-Richtlinie?
In die Mappe gehören sechs Dinge: die unterschriebene Richtlinie mit Geltungsdatum, die Liste der zugelassenen Werkzeuge mit Stand, die Bestätigungen der Beteiligten, der Nachweis über die KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung, die Vermerke aus dem Fehlerfall und das Protokoll der jährlichen Durchsicht. Ein Ordner, digital oder auf Papier, an einer Stelle.
Die Richtlinie allein reicht nicht. Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt vom Betreiber zusätzlich Maßnahmen zur KI-Kompetenz, ausdrücklich auch für Personen, die in seinem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten; welche Fristen daneben laufen, steht im Beitrag zum EU AI Act für Immobilienmakler. Seit der Neufassung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 lautet die Pflicht, ein ausreichendes Maß an Kompetenz zu unterstützen, statt es sicherzustellen. Die Maßnahmen bleiben geschuldet, ein bestimmtes Kompetenzniveau nicht.
Die jährliche Durchsicht ist der Punkt, an dem Mappen sterben. Setz einen festen Monat und geh drei Fragen durch: Stimmt die Werkzeugliste? Gab es einen Vorgang, den die Datenregeln nicht abdecken? Hat jemand angefangen, der nicht unterschrieben hat?
Häufige Fragen
Braucht ein Ein-Personen-Maklerbüro überhaupt eine KI-Richtlinie?
Artikel 32 Absatz 4 DSGVO zielt auf unterstellte Personen. Wer wirklich allein arbeitet, hat niemanden zu unterweisen. Sobald eine freie Assistenz, ein Fotograf oder eine Aushilfe mit Deinen Daten arbeitet, greift die Pflicht. Und selbst allein zeigt das Papier, dass Du geregelt hast, was in ein Werkzeug darf. Das ist keine Rechtsberatung.
Wie lang muss eine KI-Richtlinie fürs Maklerbüro sein?
Keine Norm nennt eine Länge. Sechs Abschnitte auf höchstens zwei Seiten decken ab, was in einem Maklerbüro vorkommt: Geltungsbereich, Werkzeuge, Datenregeln, Gegenlesen, Fehlerfall, Nachweis. Längere Papiere sind aus meiner Erfahrung ein schlechtes Zeichen, weil sie meist Schulungsinhalte enthalten. Entscheidend ist, ob jede Regel eine Rolle nennt, die sie anwendet.
Darf ich ein KI-Richtlinien-Muster aus dem Internet einfach übernehmen?
Als Gerüst ja, unverändert nein. Prüf jedes Muster zuerst an einer Frage: Steht darin, was mit hochgeladenen Dateien passiert? Die meisten Vorlagen regeln nur getippten Text, und daran scheitern sie im Maklerbüro, wo ein Grundbuchauszug oder eine Selbstauskunft in zwei Klicks im Chatfenster liegt. Danach ergänzt Du Deine Werkzeuge, Rollen und Datenarten.
Gilt die KI-Richtlinie auch für freie Assistenzen, Fotografen und Home-Staging-Dienstleister?
Ja, sobald sie mit Deinen Daten oder in Deinem Auftrag mit KI arbeiten. Artikel 4 der KI-Verordnung nennt Personen, die im Auftrag des Betreibers mit KI-Systemen umgehen, ausdrücklich. Je nach Rolle kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO dazu. Praktisch hängst Du die Richtlinie an den Vertrag und lässt sie vor der ersten Datei unterschreiben. Das ist keine Rechtsberatung.
Was passiert, wenn jemand im Büro gegen die KI-Richtlinie verstößt?
Erste Frage: Sind personenbezogene Daten in ein nicht zugelassenes Werkzeug geraten? Wenn ja und ein Risiko für die Betroffenen besteht, läuft die Meldefrist aus Artikel 33 DSGVO von 72 Stunden. Davon unabhängig greift die arbeitsrechtliche Stufenfolge vom Gespräch bis zur Abmahnung, und der Vorfall gehört in die Nachweismappe. Ein Verstoß, der nirgends vermerkt ist, hat nie stattgefunden.
Geregelt ist jetzt, was nicht passieren darf
Was Dein Büro mit KI tatsächlich erledigt, steht in keiner Richtlinie. Genau dafür gibt es den KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler: 50 erprobte Workflows von der Eigentümeransprache bis zur Nachbetreuung, jeder mit Copy-Paste-Prompt, ausgefülltem Beispiel und Rechts-Warnung zu AGG, GEG und DSGVO. Tool-neutral für ChatGPT, Claude und Gemini, geschrieben von einem Makler mit über 25 Jahren Praxis.
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Immobilienmakler seit 2007, selbstständig in der Immobilienbranche seit 1999, über 25 Jahre Praxis. Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler: 50 erprobte KI-Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts für den kompletten Makler-Alltag.