Vierzig Anfragen auf ein Objekt fühlen sich nach Erfolg an, bis Du sie in einen Kalender bekommen sollst. Hier geht es um die Strecke von der Anfrage bis zum bestätigten Termin. Was Du nach dem Termin schreibst, steht bei den Nachfass-Mails für Makler; wo die Strecke im Gesamtablauf sitzt, ordnet der Überblick zu KI für Immobilienmakler ein.
Wie organisierst Du 40 Besichtigungsanfragen auf ein Objekt?
In vier Stufen: sichten, antworten, takten, nachrücken. Du sortierst die Anfragen aus, denen Grunddaten fehlen, beantwortest den Rest am selben Tag mit genau zwei festen Terminvorschlägen, vergibst höchstens zwölf Einzeltermine an zwei Tagen und führst die Übrigen als Warteliste. Die Zahlen sind Planwerte aus meiner Praxis, keine Messung.
Besichtigungen zu organisieren ist die Übersetzung einer ungeordneten Anfragenliste in einen festen Kalender mit Rangfolge. Schiefgehen kann das auf Stufe zwei: Der Kalender wird geöffnet, jeder nennt einen Wunschtermin, und drei Tage später liegen die Wunschzeiten verstreut über zwei Wochen.
| Stufe | Interessenten (Anzahl) | Aufwand je Fall (Minuten) | Was die KI vorbereitet | Was Du entscheidest |
|---|---|---|---|---|
| Eingang sichten | 40 | 1 | Kurzfassung je Anfrage | ob die Anfrage weiterläuft |
| Sammelantwort | 40 | 2 | Antworttext, zwei feste Zeiten, drei Tonlagen | welche Tonlage an wen geht |
| Termine takten | 12 | 3 | Slot-Plan mit Puffer und Warteliste | wer die zwölf Plätze bekommt |
| Erinnerung 24 Stunden vorher | 12 | 1 | Erinnerungstext mit Ja-Nein-Frage | ob Du bei Schweigen absagst |
| Nachrücken | 3 | 2 | Nachrücktext für Platz 1 | ob der Platz neu vergeben wird |
Die Spalte ganz rechts ist der Grund, warum hier kein Automatisierungsratgeber steht. Die KI schlägt vor, die Plätze vergibst Du. Wie Du diesen Entscheidungsvorbehalt absicherst, steht bei der KI-Automatisierung in der Immobilienwirtschaft samt Artikel 22 DSGVO.
Einzeltermin oder Sammelbesichtigung: was funktioniert besser?
Einzeltermine, außer in einem Fall. Sie kosten mehr Zeit, liefern Dir dafür je Person ein Gespräch über die Finanzierung. Die Sammelbesichtigung spart Stunden und nimmt Dir genau diese Gespräche weg. Sinnvoll wird sie, wenn das Objekt leer steht, kein Mieter zustimmen muss und Du den Preis bewusst unter Markt ansetzt, weil Du ein Bieterverfahren willst.
| Format | Personen je Durchgang (Anzahl) | Dauer je Durchgang (Minuten) | Termine für 12 Interessenten (Anzahl) | Zeit vor Ort gesamt (Minuten) | Woran das Format scheitert |
|---|---|---|---|---|---|
| Einzeltermin | 1 | 30 | 12 | 360 | Über mehr als zwei Tage gestreut kollidieren sie mit dem Alltag |
| Blocktermin am Stück | 1 | 20 | 12 | 240 | Überzieht einer, steht der Folgetermin im Treppenhaus und sieht die Konkurrenz |
| Sammelbesichtigung | 6 | 45 | 2 | 90 | Bewohnte Objekte und jede Lage, in der Du qualifizieren willst |
Alle Zeitwerte sind Planwerte aus meiner Praxis, keine gemessenen Marktdaten.
Der verbreitete Rat sieht anders aus: ImmobilienScout24 rät Vermietern bei vielen Bewerbern zum Gruppentermin, allerdings mit höchstens vier Bewerbern und 20 bis 30 Minuten je Person, und rät von Massenbesichtigungen ausdrücklich ab. Über die Uhr gewinnt die Gruppe: 90 Minuten gegen 360.
Ich nehme sie trotzdem nur in dem einen Fall oben. Sie verliert an einer Stelle, die in der Zeitrechnung nicht auftaucht: Beim Herdentrieb melden sich die Ernsthaften ab, die mit geklärter Finanzierung und Zeitdruck. Wer aus einer gekündigten Wohnung raus muss, stellt sich nicht mit fünf Fremden ins Wohnzimmer.
Wie viele Besichtigungstermine schaffst Du an einem Tag?
Sechs, wenn Du ehrlich rechnest. Ein Einzeltermin dauert bei mir 30 Minuten, dazu kommen 15 Minuten Puffer. Das sind 45 Minuten je Interessent und viereinhalb Stunden für sechs Termine, ohne Anfahrt und ohne die Notizen danach. Wer zwölf Termine auf einen Tag legt, sagt die letzten drei selbst ab. Planwerte aus meiner Praxis.
Aus 40 Anfragen mache ich höchstens zwölf Einzeltermine an zwei Tagen. Jeder Interessent bekommt genau zwei feste Zeiten zur Auswahl, nie einen offenen Kalender und nie einen dritten Vorschlag. Wer auf beide nicht antwortet, rutscht auf die Warteliste, und ich telefoniere niemandem hinterher.
Die Regel scheitert an einer einzigen Bedingung. Geht mein Terminvorschlag nicht am Tag der Anfrage raus, sondern erst nach dem Wochenende, brechen mir die bestätigten Termine weg. Nicht weil die Leute unhöflich wären, sondern weil sie in der Zwischenzeit zwei andere Objekte gesehen haben. Der Zeitgewinn aus dem sorgfältigen Sortieren geht dann doppelt wieder drauf.
Leg die beiden Termintage fest, bevor die erste Anfrage eingeht. Sobald das Exposé online geht, stehen zwei Zeitfenster im Kalender, aus denen jede Antwort ihre Vorschläge zieht.
Du bist mein Terminplaner für eine Immobilienvermarktung. Aus einer Liste von Anfragen und meinen freien Zeitfenstern baust Du einen getakteten Besichtigungsplan. AUSGANGSLAGE - Objekt (Kurzbezeichnung, ohne Adresse): [Text] - Vorgang: [Verkauf / Vermietung] - Bewohnt: [ja, Mieter / ja, Eigentümer / nein, leer] - Meine freien Fenster: [z. B. Di 14:00-18:00, Sa 10:00-14:00] - Anfragen, Personen nur als Kürzel: [A; Eingang Datum und Uhrzeit; Wunschzeiten; Finanzierung geklärt ja/nein/unbekannt; fehlt] - Termindauer und Puffer: [30 Minuten + 15 Minuten] - Obergrenze Terminzahl: [12] AUFTRAG 1. Ordne die Anfragen nach Eingangszeitpunkt, bei gleichem Zeitpunkt nach Vollständigkeit der Angaben. 2. Vergib die Plätze in dieser Reihenfolge, der Puffer bleibt frei. 3. Führe die Übrigen als Warteliste mit Rangfolge, je Platz eine Zeile, die als Grund nur den Eingangszeitpunkt nennt. 4. Nenne die Anfragen mit fehlender Angabe und die offene Frage. 5. Markiere die Kürzel, die nach zwei unbeantworteten Vorschlägen aus dem Plan fallen. AUSGABEFORMAT Eine Tabelle mit den Spalten Datum, Uhrzeit, Kürzel, Status, offene Frage. Darunter die Warteliste als nummerierte Liste und die unvollständigen Anfragen. Keine Zusammenfassung im Fließtext. REGELN - Die Rangfolge entsteht ausschließlich aus Eingangszeitpunkt und Vollständigkeit. Keine Punktzahl für Bonität, Ernsthaftigkeit oder Abschlusswahrscheinlichkeit. - Keine Vermutung über Herkunft, Sprache, Alter, Geschlecht, Familienstand, Behinderung oder Einkommen. - Vorschlagsliste, keine Entscheidung. Die Plätze vergebe ich. - Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden.
Der Terminplan steht, die Auswahl nicht
Zwölf Plätze zu vergeben ist der leichte Teil. Schwer wird die Frage, wen Du einlädst: Wer hat die Finanzierung geklärt, wer schaut nur, wer entscheidet allein. Kapitel 5 im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler geht diese sechs Workflows der Reihe nach durch, von der Antwort auf die Portalanfrage bis zur Absage an die Unterlegenen, jeweils mit fertigem Copy-Paste-Prompt, ausgefülltem Beispiel und Rechts-Warnung. 76 Seiten, 8 Kapitel, einmalig 129 € statt 197 €.
Kapitel 5 ansehen 129 € statt 197 € · Sofort-Download (PDF) · 14 Tage Geld-zurückWie antwortest Du 40 Interessenten, ohne dass es nach Serienmail klingt?
Mit einer Vorlage in drei Tonlagen statt einer Massenmail an alle. Der Aufbau bleibt gleich, die Anrede und ein Satz zum Objekt wechseln, und jeder bekommt dieselben zwei festen Zeiten. Nach Serienmail klingt eine Antwort weniger durch die Formulierung als durch das, was fehlt: der Bezug auf die konkrete Anfrage.
Der Unterschied zwischen Verkauf und Vermietung gehört in die Vorlage. Nach der Finanzierung fragst Du nur den Kaufinteressenten.
Du schreibst für mich als Immobilienmakler die Antwort auf eine Besichtigungsanfrage. Ich beantworte damit heute rund 40 Anfragen zum selben Objekt, ohne dass es nach Serienmail klingt. AUSGANGSLAGE - Objekt (Kurzbezeichnung, ohne Adresse): [Text] - Vorgang: [Verkauf / Vermietung] - Die beiden festen Termine: [Tag, Uhrzeit] und [Tag, Uhrzeit] - Treffpunkt und Dauer: [Text], [30 Minuten] - Was ich vor Ort vorlege: Energieausweis, [weitere Unterlagen] - Anrede: [Sie / Du] AUFTRAG Schreibe die Antwort in drei Tonlagen, je 90 bis 120 Wörter: A) neutral und knapp B) freundlich, mit einem Satz zum Objekt C) direkt, für Interessenten, die das Exposé schon haben Jede Fassung enthält: 1. Dank und Bezug auf die Anfrage in einem Satz. 2. Genau die zwei oben genannten Zeiten. Keine dritte, kein offener Kalender, keine Bitte um einen Wunschtermin. 3. Eine Frage nach der gewählten Zeit, mit Ja oder Nein beantwortbar. 4. Den Hinweis, dass die Zahl der Termine begrenzt ist, ohne Zahl. RÜCKFRAGEN, getrennt nach Vorgang - Verkauf: Finanzierung geklärt, Eigennutzung oder Anlage, Zeithorizont. - Vermietung: nur Name, Vorname und Anschrift. Keine Frage nach Einkommen, Arbeitgeber, SCHUFA oder Bonität vor der Besichtigung. AUSGABEFORMAT Drei Blöcke A, B, C, jeder mit Betreffzeile und Text, getrennt durch eine Leerzeile. Platzhalter in eckigen Klammern stehen lassen. REGELN - Keine Bezugnahme auf Herkunft, Sprache, Religion, Alter, Geschlecht, Familienstand oder Behinderung, auch nicht wohlwollend. - Keine erfundenen Mitbewerber, keine künstliche Verknappung. - Keine Zusage, keine Aussage zu Preis oder Provision. - Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden.
Die einzelne Terminbestätigung und den Absagetext an einen Unterlegenen findest Du fertig bei den ChatGPT-Prompts für Immobilienmakler. Hier geht es um den Takt davor.
Bleibt das Telefon. Vierzig Portalanfragen bringen aus meiner Erfahrung ein gutes Dutzend Anrufe, und die kommen, während Du im Termin stehst. Abgeben kannst Du das an einen KI-Telefonassistenten für Makler.
Wie senkst Du die Zahl der Interessenten, die nicht erscheinen?
Mit einer Erinnerung 24 Stunden vorher, die eine Frage enthält. Eine reine Terminbestätigung liest man und legt sie weg. Eine Nachricht, die mit „Bleibt es bei 15 Uhr?" endet, verlangt eine Antwort, und wer nicht antwortet, hat Dir seine Absage geschickt. Bleibt sie aus, geht die Nachrückfrage an den Ersten der Warteliste.
Der zweite Hebel liegt vor dem Termin. Wer Grundriss, Energiekennwert und Hausgeld schon kennt und trotzdem kommt, sagt seltener ab. Aus meiner Praxis fallen von zwölf bestätigten Terminen ein bis zwei aus, mit Erinnerung am Vortag eher einer. Erfahrungswert, keine Messung.
Du schreibst für mich als Immobilienmakler zwei kurze Nachrichten rund um einen bestätigten Besichtigungstermin. AUSGANGSLAGE - Objekt (Kurzbezeichnung, ohne Adresse): [Text] - Termin: [Tag, Uhrzeit], Treffpunkt: [Text], Dauer: [30 Minuten] - Bestätigter Interessent, nur als Kürzel: [A] - Erster auf der Warteliste, nur als Kürzel: [B], Anfrage am [Datum] - Kanal: [E-Mail / SMS / Messenger] - Meine Rückrufnummer: [Text] NACHRICHT 1, Erinnerung 24 Stunden vorher, 50 bis 70 Wörter - Termin, Treffpunkt und Dauer in einem Satz. - Was mitzubringen ist. - Eine Frage, die sich mit Ja oder Nein beantworten lässt, etwa: Bleibt es bei [Uhrzeit]? - Bis wann eine Absage für mich noch nützlich ist. NACHRICHT 2, Nachrücken, 60 bis 80 Wörter, falls jemand absagt - Bezug auf die ursprüngliche Anfrage mit Datum. - Der frei gewordene Termin mit Tag, Uhrzeit und Treffpunkt. - Eine Rückmeldefrist, die zum Termin passt. - Kein Hinweis darauf, dass jemand anderes abgesagt hat. AUSGABEFORMAT Beide Nachrichten untereinander, je mit Betreffzeile, darunter die Wortzahl. REGELN - Sachlich, ohne Ausrufezeichen und ohne Dringlichkeitsfloskel. - Keine Angaben über andere Interessenten, auch keine Anzahl. - Keine Aussage zu Preis, Provision oder Zusagen. - Duze oder sieze durchgehend so wie bisher: [Sie / Du]. - Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden.
Welche Daten darfst Du vor der Besichtigung abfragen?
Beim Verkauf und bei der Vermietung gilt Unterschiedliches, und der Unterschied kostet Geld. Für die Vermietung hält die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu Selbstauskünften bei Mietinteressenten (Version 2.0, Stand Januar 2026) fest: Wer zunächst nur eine Besichtigung anstrebt, muss in aller Regel keine Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen machen.
Zulässig sind dort Name, Vorname und Anschrift, bei geförderten Wohnungen die Angaben zum Wohnberechtigungsschein. Den Personalausweis darfst Du Dir zeigen und die Prüfung vermerken, eine Kopie davon ist unzulässig. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, und solange die trägt, ist der Rückgriff auf eine Einwilligung unzulässig. Wer 40 Mietanfragen über eine Einkommens- oder SCHUFA-Abfrage vorsortiert, sortiert rechtswidrig. Beim Verkauf gehört die Frage nach der geklärten Finanzierung zur Vertragsanbahnung. Das ist keine Rechtsberatung.
Die Datenschutzkonferenz trennt drei Zeitpunkte: den Besichtigungstermin, die vorvertragliche Phase danach und die Auswahl der erstplatzierten Person. In Stufe drei ist zulässig, was in Stufe eins nichts zu suchen hat. Der verbreitete Rat, bei vielen Bewerbern erst einmal vorzusortieren, lebt von Angaben, die Du vor der Besichtigung noch gar nicht erheben darfst. Wer das Selbstauskunftsformular schon der Einladung anhängt, hat die Reihenfolge gedreht. Das ist keine Rechtsberatung.
Damit hängt zusammen, was von diesen Daten in ein KI-Werkzeug darf. Namen, Adressen und ganze Anfragetexte gehören nicht ungefiltert in einen freien Chat; welche Fassung Du gefahrlos einfügst, klärt der Ratgeber zu ChatGPT und DSGVO im Maklerbüro.
Was musst Du bei jedem Besichtigungstermin vorlegen?
Den Energieausweis. Nach § 80 Absatz 4 GEG hat der Verkäufer oder der Immobilienmakler dem potenziellen Käufer spätestens bei der Besichtigung den Energieausweis oder eine Kopie vorzulegen. Satz 2 lässt stattdessen einen deutlich sichtbaren Aushang oder ein sichtbares Auslegen während der Besichtigung genügen, Absatz 5 überträgt die Pflicht auf Vermietung, Verpachtung und Leasing.
Genau hier hat die Sammelbesichtigung ihren einzigen unstrittigen Vorteil. Bei zwölf Einzelterminen legst Du zwölfmal vor, bei einem Sammeltermin hängt der Ausweis einmal sichtbar in der Wohnung. Wer die Vorlage vergisst, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 108 Absatz 1 Nummer 18 GEG, die nach § 108 Absatz 2 Nummer 2 GEG mit bis zu zehntausend Euro geahndet werden kann. Das ist keine Rechtsberatung.
Alles Weitere ist Handwerk im Termin: die Checkliste, die Argumente für diesen Interessenten und die Fragen, an denen Du echtes Kaufinteresse abliest. Das steht im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler, in Kapitel 5, sechs Workflows von der Anfrage bis zur Absage.
Häufige Fragen
Wie viele Interessenten sollte ich zu einer Besichtigung einladen?
Zu einem Einzeltermin einen, zu einer Sammelbesichtigung höchstens sechs. Bei mehr Personen redet über seine Finanzierung ohnehin keiner. Für 40 Anfragen plane ich zwölf Einzeltermine an zwei Tagen und führe den Rest als Warteliste. Planwerte aus meiner Praxis, keine Messung.
Darf ich Mietinteressenten vor der Besichtigung nach Einkommen oder SCHUFA fragen?
In aller Regel nicht. Die Datenschutzkonferenz hält in ihrer Orientierungshilfe zu Selbstauskünften fest, dass für eine reine Besichtigung Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen nicht erforderlich sind. Zulässig sind Name, Vorname und Anschrift, bei geförderten Wohnungen der Wohnberechtigungsschein. Eine Ausweiskopie ist unzulässig. Das ist keine Rechtsberatung.
Muss ich den Energieausweis bei jeder Besichtigung vorlegen?
Ja. § 80 Absatz 4 Satz 1 GEG verlangt, dass Verkäufer oder Makler dem Käufer spätestens bei der Besichtigung den Energieausweis oder eine Kopie vorlegen. Satz 2 erlaubt stattdessen einen deutlich sichtbaren Aushang während des Termins. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit bis zu zehntausend Euro geahndet werden. Das ist keine Rechtsberatung.
Was mache ich, wenn ein Interessent zum vereinbarten Termin nicht erscheint?
Fünfzehn Minuten warten, einmal anrufen, dann den Vorgang schließen. Ein zweiter Terminvorschlag lohnt sich nur, wenn der Interessent sich von selbst meldet und einen Grund nennt. Den Platz gibst Du am selben Tag an den Ersten der Warteliste. Erfahrungswert aus meiner Praxis, keine Messung.
Darf ich Besichtigungsanfragen von einer KI beantworten und Termine automatisch vergeben lassen?
Beantworten ja, vergeben besser nicht ohne Deine Freigabe. Die Textvorlage darf eine KI schreiben und den Slot-Plan vorschlagen, die Zuteilung der Plätze triffst Du. Sobald eine Auswahl zwischen Menschen automatisch abläuft, bist Du bei Artikel 22 DSGVO. Halte die Freigabe fest, auch wenn sie nur ein Klick ist. Das ist keine Rechtsberatung.
Jede Stufe hat ihre eigene Falle
Bei der Besichtigung ist es die Vorlagepflicht, bei der Vermietung die Selbstauskunft, beim Exposé die Pflichtangabe aus dem Energieausweis. Die 50 Workflows im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler bringen zu jedem Schritt den Prompt und die Warnung dazu, tool-neutral für ChatGPT, Claude und Gemini. Einmal 129 € statt 197 €, kein Abo, 14 Tage Geld-zurück, als Fachliteratur voll als Betriebsausgabe absetzbar.
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Immobilienmakler seit 2007, selbstständig in der Immobilienbranche seit 1999, über 25 Jahre Praxis. Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler: 50 erprobte KI-Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts für den kompletten Makler-Alltag.