Teilungserklärung mit KI auswerten: Was in den WEG-Unterlagen steht, bevor die Wohnung online geht

Ob im Objektordner etwas fehlt, klärst Du dort, wo Du die Vollständigkeit gegen die eigene Sollliste prüfst; wo diese Auswertung im Ablauf sitzt, steht im Fahrplan über die acht Schritte. Hier liegen die drei Unterlagen auf dem Tisch, und es geht um die Stelle, an der eine fehlende Antwort teuer wird.

Was steht in der Teilungserklärung, und worauf musst Du als Makler achten?

Sie teilt das Grundstück in Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum auf und wird meist zusammen mit der Gemeinschaftsordnung beurkundet. Für Dich zählen vier Stellen: die Abgrenzung je Bauteil, die Sondernutzungsrechte, der Kostenverteilerschlüssel und die Öffnungsklausel. Alles andere kannst Du beim ersten Durchgang liegen lassen.

Bei der Abgrenzung irren sich Verkäufer regelmäßig, und zwar gutgläubig; mein Eindruck aus den Terminen, keine Erhebung. Ob Fenster, Wohnungstür, Balkonplatte und Rollladenkasten Sondereigentum sind, entscheidet die Teilungserklärung, und wo sie schweigt, greift das Gesetz. Nach § 5 Absatz 2 WEG gehören Gebäudeteile, die für Bestand oder Sicherheit erforderlich sind, und Anlagen zum gemeinschaftlichen Gebrauch selbst dann nicht zum Sondereigentum, wenn sie in dessen Bereich liegen. Wer die Fenster bezahlt hat, sagt nichts darüber, wem sie gehören.

Stellplatz, Keller und Garten sind Geld im Kaufvertrag, und die Frage hat zwei Antworten. Echtes Sondereigentum ist möglich: Stellplätze gelten nach § 3 Absatz 1 Satz 2 WEG als Räume, und nach § 3 Absatz 2 WEG kann Sondereigentum auch Grundstücksteile außerhalb des Gebäudes erfassen. Genauso oft sind es bloße Sondernutzungsrechte, die einer Wohnung zugeordnet sind. Beides steht in der Urkunde, und beides sieht man nur dort nach. Ordnet sie den Stellplatz aus dem Exposé einer anderen Nummer zu, verkaufst Du fremdes Eigentum.

Beim Verteilerschlüssel liegt derselbe Fallstrick. § 16 Absatz 2 WEG erlaubt der Gemeinschaft, für einzelne Kosten eine abweichende Verteilung zu beschließen. Wer nur die Urkunde liest und den Beschluss übersieht, nennt eine falsche Hausgeldzahl.

Bleiben die Nachträge. Mehrere aus zwei Jahrzehnten sind der Normalfall, und ein späterer hebt gern auf, was in einem früheren stand. Frag deshalb nicht nach „der Teilungserklärung", sondern nach der Teilungserklärung mit allen Nachträgen und der Gemeinschaftsordnung.

Wie viele Jahrgänge WEG-Protokolle brauchst Du wirklich?

Drei. Das ist Praxis, keine Vorgabe: § 24 Absatz 6 und 7 WEG schreibt die Niederschrift über die gefassten Beschlüsse und eine Beschluss-Sammlung vor, nennt aber weder eine Aufbewahrungsfrist noch eine Zahl von Jahrgängen. Drei Jahrgänge reichen aus meiner Erfahrung, weil eine größere Maßnahme darin zweimal auftaucht: einmal als Ankündigung, einmal als Beschluss.

Die Beschluss-Sammlung ist die unterschätzte Unterlage. Sie führt den Wortlaut der nach dem 1. Juli 2007 gefassten Beschlüsse und die Formeln gerichtlicher Entscheidungen, beantwortet Prüffrage 12 also gleich mit, und weil die Diskussion fehlt, ist sie kurz. Liefert die Verwaltung langsam, frag zuerst danach. Die Protokolle brauchst Du trotzdem, wegen genau dieser Diskussion, aus der ein Jahr später ein Beschluss wird.

Eingesammelt wird alles, solange ohnehin jeder am Tisch sitzt, also beim Alleinauftrag am Küchentisch. Die Teilungserklärung liegt meist im Finanzierungsordner, die Protokolle bei der Verwaltung. Zeit dafür hast Du am Tag der Auftragsannahme, nicht in der Woche vor dem Notartermin.

Welche 12 Prüffragen stellst Du an Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Protokolle?

Zwölf Fragen auf drei Unterlagen und den Wirtschaftsplan verteilt: fünf an die Teilungserklärung, zwei an den Aufteilungsplan, fünf an die Protokolle. Jede Frage hat eine Fundstelle und eine Folge, wenn die Antwort fehlt. Die Prüfzeiten in der vierten Spalte sind Erfahrungswerte aus meinem Büro und summieren sich auf die 30 Minuten aus dem Einstieg.

Der Nummernabgleich in Zeile sechs klingt nach Formalie und ist keine. Nach § 7 Absatz 4 WEG tragen alle Einzelräume und Teile des Grundstücks eines Wohnungseigentums in der von der Baubehörde gesiegelten Bauzeichnung dieselbe Nummer. Trägt der Keller zu Wohnung sieben eine andere, hast Du einen Schreibfehler oder einen fremden Keller. Ein Garten als Sondereigentum braucht nach § 3 Absatz 3 WEG zusätzlich Maßangaben im Plan.

Du bist mein Prüfassistent für WEG-Unterlagen. Ich lade Dir
Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Nachträge und Aufteilungsplan
hoch und Du beantwortest ausschließlich die Fragen unten.

UNTERLAGEN
- Teilungserklärung vom [Datum], Nachträge: [Anzahl und Daten]
- Gemeinschaftsordnung: [enthalten / gesondert / unbekannt]
- Aufteilungsplan: [ja / nein]
- Betroffene Einheit: [Nummer laut Teilungserklärung]

FRAGEN
1. Abgrenzung Sonder- zu Gemeinschaftseigentum je Bauteil: Fenster,
   Wohnungstür, Balkon, Rollladen, Heizkörper, Leitungen.
2. Stellplatz, Keller, Garten, Terrasse: je Position, ob die Urkunde
   Sondereigentum oder Sondernutzungsrecht führt und welcher Einheit.
3. Kostenverteilerschlüssel und jede abweichende Vereinbarung.
4. Öffnungsklausel: vorhanden ja/nein, und wofür sie gilt.
5. Nachträge: Anzahl, Datum, und was der spätere jeweils ändert.
6. Nummer der Einheit im Plan gegen die Teilungserklärung,
   einschließlich Keller- und Stellplatznummern.
7. Räume im Plan, deren Bezeichnung von einer Wohnnutzung abweicht.

AUSGABEFORMAT
Tabelle: Frage-Nummer, Antwort in einem Satz, Fundstelle, Zitat von
höchstens 25 Wörtern. Fundstelle heißt Abschnitt oder Paragraf plus
Seite, bei Nachträgen zusätzlich das Datum.

REGELN
- Jede Antwort braucht genau eine Fundstelle aus dem Text.
- Findest Du nichts, schreibe wörtlich: steht nicht drin. Keine
  Vermutung, keine Ableitung aus dem üblichen Fall.
- Widersprechen sich Urkunde und Nachtrag, nenne beide Stellen und
  die spätere, ohne zu entscheiden, welche gilt.
- Keine rechtliche Bewertung, kein Fließtext.

Darfst Du ein WEG-Protokoll überhaupt in ChatGPT hochladen?

Nicht in der Fassung, die von der Verwaltung kommt. Ein Versammlungsprotokoll enthält in der Praxis Klarnamen, Anschriften und Wortmeldungen von Miteigentümern, also personenbezogene Daten Dritter; § 24 Absatz 6 WEG verlangt davon nur die Niederschrift der gefassten Beschlüsse. Die Namen hast Du nicht bekommen, um sie in ein Sprachmodell zu geben. Hochladen darfst Du die geschwärzte Fassung.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ändert daran nichts. Er klärt, wer in Deinem Auftrag verarbeitet, nicht, ob die Namen überhaupt gebraucht werden. Danach fragt die Datenminimierung nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO, und für einen Beschluss brauchst Du keinen einzigen Namen.

Die Tabelle dazu, welche Daten in einen freien KI-Chat dürfen, führt Klarnamen auf Nein. Für WEG-Unterlagen gilt sie unverändert.

Denselben Schnitt beschreibt der Landesbeauftragte für den Datenschutz Rheinland-Pfalz für die Weitergabe von Unterlagen durch die Immobilienverwaltung: An den einzelnen Eigentümer darf die Verwaltung Protokolle grundsätzlich mit personenbezogenen Daten herausgeben, ist deren Kenntnisnahme für dessen Anliegen aber nicht von Belang, sind sie zu schwärzen. Das ist ihre Pflicht. Deine läuft über dieselbe Frage und fällt strenger aus, weil ein Modell mit den Namen nichts anfängt. Das ist keine Rechtsberatung.

Wie bereitest Du die Unterlagen auf, ohne den Inhalt zu zerstören?

Du entfernst Personen und behältst Beschlüsse. Aus jedem Protokoll bleiben Datum der Versammlung, TOP-Nummer, Beschlusstext, Abstimmungsergebnis als Zahl und jeder Betrag in Euro. Raus fliegen Anwesenheitsliste, Namen, Anschriften, Vollmachten und jede persönliche Wortmeldung. Der Beschluss verliert dadurch nichts, weil er ohnehin für alle gilt.

Prompt 2 zieht die drei Jahrgänge zu einer Zeitleiste zusammen, sortiert nach Jahr statt nach Thema. Erst die Reihenfolge zeigt, wie oft eine Maßnahme vertagt wurde. Ein Dach unter demselben Tagesordnungspunkt in drei Jahrgängen ist keine Absichtserklärung mehr.

Du bist mein Auswertungsassistent für WEG-Protokolle. Ich lade Dir
drei Jahrgänge hoch. Die Unterlagen sind geschwärzt, Namen stehen als
Kürzel. Bau daraus eine Zeitleiste zu Geld und Erhaltung.

UNTERLAGEN
- Jahrgänge: [Jahr], [Jahr], [Jahr]
- Beigefügt: [Wirtschaftsplan / Jahresabrechnung / keines]
- Letztes abgerechnetes Wirtschaftsjahr: [Jahr]

AUFTRAG
1. Je Eintrag eine Zeile: Jahr, TOP-Nummer, Gegenstand in höchstens
   acht Wörtern, Betrag in Euro, Status.
2. Status ist genau einer von: beschlossen, angekündigt, vertagt,
   aufgehoben.
3. Sortiere nach Jahr, im Jahr nach TOP-Nummer.
4. Markiere jeden Gegenstand aus mehr als einem Jahrgang und nenne
   das Jahr des ersten Auftauchens.
5. Gib am Ende drei Zahlen gesondert aus, jede mit Jahrgang und
   TOP-Nummer: Stand der Erhaltungsrücklage zum letzten
   abgerechneten Wirtschaftsjahr, Summe aller in diesen drei Jahren
   beschlossenen Sonderumlagen in Euro, Jahr der zuletzt
   beschlossenen Erhaltungsmaßnahme am Gemeinschaftseigentum.

REGELN
- Jede Zahl bekommt Jahrgang und TOP-Nummer. Fehlt beides,
  schreibe: Fundstelle fehlt.
- Rechne nichts hoch und leite keinen Sanierungsbedarf aus dem
  Baujahr ab. Bewerte nicht, ob die Rücklage angemessen ist.
- Einen Betrag für die ganze Gemeinschaft gibst Du so aus, nicht
  umgerechnet auf die Einheit.
- Nenne keine Personen, außer sie stehen im Beschlusstext selbst.

Die drei Zahlen aus Punkt 5 verlangt bei mir jede Wohnung vor dem Vermarktungsstart. Die Rücklage darunter ist keine freiwillige Größe, denn § 19 Absatz 2 Nummer 4 WEG zählt ihre Ansammlung zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Fundstelle heißt Jahrgang plus TOP-Nummer. Steht eine Zahl ohne TOP-Nummer da, streiche ich sie, weil sie im Käufergespräch wertlos ist. Fehlt danach eine ganz, geht statt der Wohnung die Anfrage aus Prompt 3 an die Verwaltung. Mein Verfahren, keine Vorschrift.

Was machst Du mit dem Befund im Käufergespräch?

Du nennst ihn von selbst, bevor der Käufer fragt. Eine beschlossene Sonderumlage, die im ersten Gespräch auf dem Tisch liegt, ist ein Argument über den Preis; dieselbe Umlage nach dem Notartermin ist ein Fall für den Anwalt. Die drei Zahlen mit Fundstelle liegen bei mir vorn in der Mappe.

Derselbe Befund trägt die Schwächen, die im Objekttext offen benannt werden. Wie Du daraus den Exposé-Text baust, steht dort.

Du schreibst für meinen Verkäufer eine Anfrage an die Hausverwaltung.
Grundlage sind die offengebliebenen Prüffragen. Der Verkäufer ist
Eigentümer der Einheit und schreibt in eigenem Namen.

AUSGANGSLAGE
- Einheit: [Nummer laut Teilungserklärung]
- Objekt (Kurzbezeichnung, ohne Adresse): [Text]
- Verwaltung: [Firmenname]
- Offene Punkte, je Zeile einer:
  [Frage-Nummer] | [was fehlt] | [Unterlage und Zeitraum]
- Rückmeldung erbeten bis: [Datum]

AUFTRAG
E-Mail von höchstens 200 Wörtern:
1. Ein Satz zum Anlass, ohne Nennung eines Kaufinteressenten.
2. Nummerierte Liste der Unterlagen, jede genau bezeichnet: Urkunde
   mit Datum, Protokoll mit Jahr, Abrechnung mit Wirtschaftsjahr,
   Beschluss mit TOP-Nummer, Auszug aus der Beschluss-Sammlung.
   Je Punkt ein Halbsatz, wozu sie gebraucht wird.
3. Ein Satz zur Frist und zu den Kopierkosten.

REGELN
- Keine Namen von Miteigentümern, auch nicht aus alten Protokollen.
- Keine Frage nach Verhalten, Zahlungsrückständen oder persönlichen
  Verhältnissen einzelner Eigentümer.
- Sachlicher Ton, keine Fristsetzung mit Rechtsfolge.
- Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden.

Wer haftet, wenn die KI eine beschlossene Sonderumlage übersieht?

Du. Die Auswertung ist Vorarbeit, die Aufklärung des Käufers bleibt Deine Pflicht. Weißt Du von einer beschlossenen Sonderumlage oder einem Sanierungsstau und sagst nichts, verletzt Du Deine Aufklärungspflicht aus dem Maklervertrag und haftest nach § 280 Absatz 1 BGB. Beim Verkäufer läuft es getrennt: Verschweigt er den Umstand arglistig, hilft ihm sein Haftungsausschluss nach § 444 BGB nicht. Das ist keine Rechtsberatung.

Eine zweite Grenze zieht das Berufsrecht. Du holst hier Tatsachen mit Fundstelle heraus und bewertest keine Klausel für Deinen Kunden. Aus „im Protokoll steht X" ein „rechtlich heißt das für Sie Y" zu machen, ist Rechtsdienstleistung und gehört zum Notar.

Praktisch folgt daraus zweierlei. Jede der zwölf Antworten gehört mit Fundstelle in die Akte, damit Du zeigen kannst, worauf Deine Aussage beruhte. Und „steht nicht drin" bleibt stehen, bis die Verwaltung antwortet. Eine offen benannte Frage ist unproblematisch, eine als geklärt dargestellte nicht. Das ist keine Rechtsberatung.

Kapitel 7 im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler nennt die vier Unterlagen, die vor dem Notartermin fast immer fehlen: Teilungserklärung mit allen Nachträgen, die letzten drei WEG-Protokolle, Grundbuchauszug und Wirtschaftsplan.

Häufige Fragen

Rico Peuker

Immobilienmakler seit 2007, selbstständig in der Immobilienbranche seit 1999, über 25 Jahre Praxis. Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler: 50 erprobte KI-Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts für den kompletten Makler-Alltag.