StartRatgeber › KI einführen
Grundlagen

KI im Maklerbüro einführen: der Plan von der Objektaufnahme bis zum Notartermin

Von Rico Peuker · Immobilienmakler seit 2007 · Zuletzt aktualisiert: September 2026

KI einführen heißt im Maklerbüro: Du stellst die acht Schritte einer Transaktion einzeln um, von der Objektaufnahme bis zur Nachbetreuung, und legst an jedem Schritt das eine Ergebnis an, mit dem der nächste weiterarbeitet. Fertig ist ein Schritt erst, wenn er zweimal ohne Nachbessern durchgelaufen ist. Den Startpunkt gibt Dein Kalender vor.

Die acht Schritte einer Transaktion hängen aneinander: Die Objektaufnahme liefert den Steckbrief, aus dem die Bewertung ihre Zahlen zieht, das Exposé greift auf beides zurück, und die Vermarktung lebt vom freigegebenen Exposé. An jedem dieser Übergänge entscheidest Du, welches Ergebnis Du festhältst und in welcher Form. Auf dieser Seite geht es um das, was Du zwischen den Schritten weiterreichst, und um die Frage, womit Du anfängst.

Was heißt es, KI als Makler einzuführen?

KI einführen heißt im Maklerbüro: Du legst Schritt für Schritt fest, welcher wiederkehrende Vorgang künftig mit welchem Prompt läuft, was Du dafür eingibst und wer das Ergebnis freigibt. Jeder Schritt hinterlässt dabei ein Ergebnis, mit dem der nächste weiterarbeitet, den Steckbrief, die Preisherleitung, den freigegebenen Text. Die Einführung trägt an diesen Übergaben, nicht am Programm.

Praktisch ist das je Schritt eine Datei mit vier Zeilen: welcher Vorgang, welcher Prompt im Wortlaut, welche Angaben Du hineingibst, wer freigibt. Beim nächsten Objekt öffnest Du diese Datei, statt den Prompt zu suchen. Braucht der übernächste Schritt eine Angabe daraus, steht dort auch, in welcher Form sie vorliegt und wer sie zuletzt geprüft hat.

Woran scheitert die Einführung im Maklerbüro am häufigsten?

Am fehlenden Ablegen. Der Prompt, der beim ersten Objekt funktioniert hat, bleibt im Chatverlauf stehen und wird beim nächsten Objekt neu erfunden. Beim dritten Mal ist die Formulierung wieder eine andere, das Ergebnis auch, und irgendwann tippt man den Text wieder selbst. In den Büros, die ich kenne, ist das der häufigste Grund, die Technik seltener. Erfahrungswert aus meiner Praxis, keine Messung.

Es fängt fast überall beim Exposé an, und das ist nicht falsch, sondern ungeprüft. Der Vorgang lässt sich vorführen: Stichpunkte rein, fertiger Text raus. Ob er bei Dir tatsächlich am häufigsten vorkommt, sieht sich vorher niemand an. Bei mir war er es jahrelang nicht. Am häufigsten wiederholt habe ich die Antwort auf Portalanfragen, und genau die habe ich weiter von Hand getippt, während der Exposé-Prompt schon lief.

Die zweite Ursache liegt davor. Gezählt wird fast nie, jedenfalls habe ich es in keinem Büro gesehen, in das ich hineinschauen konnte. Deinen Startpunkt findest Du im Kalender der letzten vier Wochen: welcher Vorgang dort am häufigsten auftaucht und bei welchem ein misslungener Versuch niemanden erreicht. Verhandlung und Notartermin kommen zuletzt, weil ein Fehler dort teuer ist.

An fehlender Bereitschaft liegt es nicht. Nach der Bitkom-Presseinformation vom 11. März 2026 setzen 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein; befragt wurden dafür 604 Betriebe dieser Größe. Maklerbüros liegen fast alle unter dieser Größe, über Dein Büro sagt die Zahl deshalb nichts. Sie sagt nur, wie viele es inzwischen probieren.

Welche Routineaufgaben eines Immobilienmaklers lassen sich mit KI erledigen?

Alles, was Text ist und wiederkehrt: Objektbeschreibungen, Antworten auf Portalanfragen, Absagen, Unterlagenlisten, Terminvorbereitungen, Erklärtexte für Kunden und Zusammenfassungen langer Dokumente. Für die Einführung zählt an jedem dieser Vorgänge, was Du danach ablegst: den Prompt im Wortlaut und die Angaben, die Du hineingegeben hast. Die Grenze zwischen Zuarbeit und einem Ablauf, der ohne Deine Rückfrage startet, klärt die KI-Automatisierung im Immobilienbüro. Der Preis, die Auswahl unter Interessenten und jede rechtliche Bewertung bleiben bei Dir.

Profi-Tipp

Üb am fertigen Fall. Nimm für den ersten Durchgang ein Objekt, das längst beim Notar war, kein laufendes. Die Unterlagen liegen vollständig vor, den Ausgang kennst Du, und Du kannst den Entwurf gegen das halten, was Du damals selbst geschrieben hast. Leg noch am selben Nachmittag eine Datei an: Vorgang, benutzter Prompt, Eingaben, Datum. Aus dieser Datei zieht der nächste Schritt später seine Vorlage.

Wie integrierst Du KI Schritt für Schritt in Deine Makler-Prozesse, von der Objektaufnahme bis zur Nachbetreuung?

Du nimmst Dir einen Schritt vor und lässt die anderen sieben liegen: Objektaufnahme, Bewertung, Exposé, Vermarktung, Besichtigung, Verhandlung, Notartermin, Nachbetreuung. Jeder legt ein Ergebnis an, mit dem der nächste weiterarbeitet. Umgestellt ist ein Schritt, wenn derselbe Vorgang zweimal ohne Nachbessern durchgelaufen ist. Diese Regel steht für einzelne Aufgaben schon im Überblick KI für Immobilienmakler; für einen Schritt kommt eine Bedingung dazu: Der Prompt liegt in einer Datei, dort steht auch, was der nächste daraus zieht.

SchrittWas Du einmal anlegstWas der nächste Schritt daraus nimmtWas Du selbst entscheidestZeit je Vorgang vorher/nachher (Minuten)
1 ObjektaufnahmeSteckbrief je Objekt, neben jeder preisrelevanten Angabe der BelegDie Bewertung zieht Fläche, Baujahr und Zustand samt QuelleWelche Angabe belegt ist und welche geschätzt45 / 25
2 BewertungQuellenliste mit Datum, dazu die Herleitung mit Zu- und AbschlägenDas Exposé nimmt den Preis und die Sätze der BegründungDie Zahl und die Vergleichsobjekte dahinter90 / 40
3 ExposéTextgerüst mit fester Absatzfolge, feste Stelle für Pflichtangaben und PreisbegründungDie Vermarktung nimmt Kerntext und Pflichtangaben in jede KanalfassungJede Angabe gegen die Unterlagen prüfen und freigeben150 / 30
4 VermarktungKanalliste mit Reihenfolge, Länge und Tonlage je KanalDie Besichtigung antwortet auf den Text, der draußen stehtStartzeitpunkt und Reihenfolge der Kanäle60 / 20
5 BesichtigungStandardantwort, Rückfragen zur Einordnung und ein Vermerk je InteressentDie Verhandlung nimmt Einwände und Notizen aus dem TerminWer einen Termin bekommt und wer nicht20 / 8
6 VerhandlungGebotsübersicht ohne Namen und die schriftliche Einigung über Preis, Inventar, Termine und ZusagenDer Notartermin nimmt Preis, Zahlungsziel und BedingungenJedes Wort, das die Partei tatsächlich erreicht45 / 30
7 NotarterminUnterlagenliste mit einer zweiten Spalte: wer sie besorgtDie Nachbetreuung nimmt Beurkundungs- und ÜbergabedatumVollständigkeit, Termin und was Du zusagst60 / 25
8 NachbetreuungWiedervorlage-Eintrag je Abschluss und eine Übersicht, welches Werkzeug welche Kundendaten hältDie Objektaufnahme des nächsten Auftrags beginnt bei diesen KundenOb und wann jemand angeschrieben wird25 / 10

Die Minutenwerte habe ich nicht gemessen, sie sind mein Eindruck aus der Praxis. Sie gelten für ein Büro mit einer bis drei Personen und verschieben sich, sobald ein Objekt aus dem Rahmen fällt. Die Vorschriften stehen gesammelt weiter unten. In der Tabelle fehlt außerdem der Vorlauf: Jeder Schritt kostet Dich erst Zeit, bevor er welche zurückgibt, und was das in Stunden heißt, steht weiter unten unter den Kosten.

Schritt 1: Das Blatt, aus dem die anderen sieben ziehen

Du legst je Objekt ein Blatt an: Typ, Fläche, Zimmerzahl, Baujahr, Zustand, Ausstattung, Besonderheiten, Lage in Stichworten. Neben jeder preisrelevanten Angabe steht der Beleg, aus dem sie stammt, also Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Energieausweis oder Wohnflächenberechnung. Die Form ist zweitrangig, ein Textdokument je Objekt reicht. Wichtig ist die feste Stelle: Jede Angabe steht dort, wo sie beim letzten Objekt auch stand.

Aus diesem Blatt zieht die Bewertung Fläche, Baujahr und Zustand samt Quelle, das Exposé später Ausstattung und Besonderheiten. Deshalb entscheidet das eine Blatt darüber, ob die Maschine mit Deinen Unterlagen arbeitet oder mit Deiner Erinnerung. Die Ansprache fremder Eigentümer stellst Du bewusst später um, sie steht in der KI-Immobilienakquise, und ein misslungenes Erstanschreiben kostet Dich mehr als ein misslungener Absatz. Der Schritt trägt, wenn Du beim nächsten Objekt keine Angabe mehr nachschlagen musst.

Schritt 2: Warum Du hier die Herleitung anlegst und nicht die Zahl

Den Preis bestimmst Du weiter selbst. Anlegen musst Du die Quellenliste dahinter: abgeschlossene eigene Verkäufe mit Euro je Quadratmeter, die Kaufpreissammlung des zuständigen Gutachterausschusses, die amtlichen Bodenrichtwerte, jede Zeile mit Datum. Aus dieser Liste kommen die Werte. Das Sprachmodell sortiert sie und schreibt die Zu- und Abschläge in Sätze, die der Eigentümer nachrechnen kann.

Das Exposé übernimmt zwei Dinge aus diesem Schritt: den Preis und drei bis fünf Sätze Begründung, die im Text schon fast fertig stehen. Aus derselben Herleitung wird im Termin eine Unterschrift, nachzulesen unter Alleinauftrag mit KI gewinnen. Deshalb schreibst Du die Herleitung auf, auch wenn Du die Zahl im Kopf hast. Nenn das Ergebnis Preiseinschätzung oder Indikation, nie Gutachten.

Schritt 3: Was Du im Exposé einmal anlegst

Warum das Exposé so oft vorn landet, steht oben. Hier legst Du ein Textgerüst an: feste Reihenfolge der Absätze, feste Stelle für die Pflichtangaben zum Energieausweis, feste Stelle für die Preisbegründung aus Schritt 2. Der Rohtext entsteht aus dem Steckbrief, die Prüfung gegen die Unterlagen kommt zum Schluss. Den Ablauf vom Datenblatt zum fertigen Text findest Du unter Exposé mit KI erstellen. Der nächste Schritt nimmt Kerntext und Pflichtangaben in jede Kanalfassung mit. Bei zwei Exposés hintereinander habe ich zuletzt nichts mehr nachgebessert, seitdem fasse ich den Prompt nicht mehr an.

Schritt 4: Was die Kanalliste festhält

Du gibst die Objektdaten einmal ein und lässt alle Kanalfassungen in einem Durchgang erzeugen: Portalanzeige, Verteilermail, Social-Beitrag, Kurztext für die Schnellportale. Gleicher Kern, andere Länge und Tonlage. Dazu legst Du die Kanalliste an: welcher Kanal, an welcher Stelle, mit welcher Länge und welcher Ansprache.

Die Reihenfolge bleibt Deine Entscheidung. So mache ich es, gezählt habe ich es nicht: zuerst der eigene Verteiler und die vorgemerkten Käufer, dann das große regionale Portal, dann Social Media, die Schnellportale zuletzt und nur mit einer Filterhürde. Den Monatsplan für Deine Kanäle liefert Social Media mit KI. Ein Objekt kommt nur einmal neu auf den Markt, deshalb geht nichts online, bevor Fotos, Grundriss, Exposétext und Energieausweis fertig sind. Der Text, der jetzt draußen steht, wird zur Grundlage der Standardantwort im nächsten Schritt: Die Fragen der Interessenten kommen aus ihm.

Schritt 4 bis 8 stehen noch aus

Umbauen kannst Du nur, während der Laden läuft

Niemand legt seine Vermarktung still, um KI einzuführen. Du stellst um, während Besichtigungen laufen, Eigentümer anrufen und der Notartermin drängt. Genau deshalb bleibt der Ablauf bei den meisten beim dritten Schritt liegen: Für jeden weiteren müsstest Du den Prompt selbst bauen, testen und wieder verwerfen. Im „KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler“ ist er gebaut, für alle acht Schritte. 50 erprobte Workflows auf 76 Seiten, jeder mit fertigem Copy-Paste-Prompt, ausgefülltem Beispiel, Profi-Tipp und Rechts-Warnung zu AGG, GEG und DSGVO.

Alle acht Schritte ansehen 129 € statt 197 € · Sofort-Download (PDF) · 14 Tage Geld-zurück

Was übergibst Du in Besichtigung, Verhandlung, Notartermin und Nachbetreuung?

Die zweite Hälfte des Ablaufs lebt von dem, was die erste festgehalten hat. Ab hier lesen Fremde mit, und ab hier verlässt kein Text ohne Deine Freigabe das Büro. Was Du in diesen vier Schritten anlegst, geht nicht mehr nur an den nächsten Schritt, sondern an eine Gegenseite.

Schritt 5: Warum hier der erste Text an einen Fremden geht

Ein Objekt muss fertig vermarktet sein, sonst antwortest Du auf Anfragen zu Unterlagen, die noch wandern. Du legst hier einen Ordner mit drei Sachen an: die Standardantwort, die Rückfragen zur Einordnung und einen kurzen Vermerk je Interessent, was er gefragt hat und woran es hakte. Diesen Vermerk braucht Schritt 6, sonst verhandelst Du gegen Deine eigene Erinnerung. Name, Telefonnummer und Originaltext der Anfrage bleiben draußen; wie Du sauber anonymisierst, steht unter ChatGPT und DSGVO. Spricht ein System selbst mit Anrufern, setz nur eines ein, das sich von sich aus als KI zu erkennen gibt. Die Norm dahinter steht in der Tabelle weiter unten. Das ist keine Rechtsberatung.

Schritt 6: Was die KI vorbereitet und was Du selbst schreibst

Ohne Deine Quellenliste aus Schritt 2 brauchst Du hier nicht anzufangen, sonst greift die Maschine ins Leere und der Eigentümer merkt das im ersten Nachsatz. Du legst einmal eine anonymisierte Sammlung der Reaktionen aus dem letzten Jahr an und lässt Dir daran drei Antworten auf ein niedriges Gebot durchspielen; welche Einwände sich so vorbereiten lassen, steht in der Einwandbehandlung mit KI. Zu Ende formulierst Du selbst. Gebote, Finanzierungsbestätigungen und Bonitätsangaben bleiben draußen, es genügen Zahlen ohne Personenbezug. Weiter geht aus diesem Schritt die schriftliche Einigung über Preis, Inventar, Termine und Zusagen; auf diesen Wortlaut setzt Schritt 7 auf. Das ist keine Rechtsberatung.

Schritt 7: Was das Büro liefert und was der Notar

Deine Sollliste der Unterlagen muss stehen, bevor Du hier etwas abgibst. Je Objekt bekommt diese Liste eine zweite Spalte: wer die Unterlage besorgt. Die Maschine entscheidet hier nichts, sie sortiert die Liste, sammelt die offenen Fragen und erklärt Begriffe. Beurkundet wird beim Notar, und bis zum Termin läuft eine Frist mit, die nicht in jedem Fall gilt; beides führt die Rechtstabelle unten auf. Das Büro liefert eine Liste und eine Erklärung, den Vertrag macht der Notar. Das ist keine Rechtsberatung.

Schritt 8: Der Termin, den Du selbst setzt

Dieser Schritt startet ohne neuen Anlass, und deshalb fehlt hier zuerst ein Datum. Du legst je Abschluss einen festen Wiedervorlage-Eintrag an und dazu eine Übersicht, welches Werkzeug welche Kundendaten hält. Die Nachfass-Mails mit KI sagen, was wann geschrieben wird; was Du dabei erfährst, gehört in den Steckbrief des nächsten Objekts. Die Übersicht brauchst Du, wenn ein früherer Interessent Löschung verlangt und Du gleichzeitig Aufzeichnungen aus dem Geldwäschegesetz halten musst. Die Rechtstabelle unten stellt Aufbewahrungsfrist und Löschanspruch nebeneinander. Das ist keine Rechtsberatung.

Womit fängst Du an, wenn alle acht Schritte gleich dringend aussehen?

Damit sind die acht Schritte durch, bleibt die Frage vor dem ersten. Die Nummern folgen der Transaktion, Dein Startpunkt folgt Deinem Kalender. Die Reihenfolge, in der Du Ablage, Formulare und Unterschrift umstellst, steht in der Digitalisierung für Immobilienmakler; hier geht es nur um die acht Schritte einer Transaktion. Zähl die letzten vier Wochen durch und nimm den Vorgang, den Du am häufigsten wiederholt hast und bei dem ein misslungener Versuch niemanden erreicht.

Bei den meisten fällt die Zählung auf Objektaufnahme und Exposé, nachgesehen hat das vorher selten jemand. Drei Regeln halten den Rest zusammen:

  1. Es läuft immer nur ein Schritt zur Zeit, und der nächste beginnt erst, wenn der vorige steht.
  2. Umgestellt heißt weiterhin: zweimal sauber durchgelaufen, Prompt liegt in einer Datei.
  3. Die beiden teuren Schritte, Verhandlung und Notartermin, stehen am Ende der Reihe.

Woran merkst Du, dass Du die Einführung falsch anfängst?

An drei Anzeichen: Du suchst den Prompt, mit dem es beim letzten Objekt funktioniert hat. Du tippst dieselben Objektdaten zum dritten Mal ein, statt sie aus dem Steckbrief zu ziehen. Und Du übst an einem Vorgang, der bei Dir alle paar Monate einmal vorkommt.

Meine eigene Schwelle liegt bei fünfmal in vier Wochen. Wo Deine liegt, entscheidet Deine Objektzahl. Den Prompt, der Deinen Kalender nach Häufigkeit sortiert, findest Du beim KI-Coaching für Immobilienmakler. Bei einem Vorgang, den ich alle paar Monate einmal habe, weiß ich beim zweiten Mal nicht mehr, welche Fassung des Prompts die brauchbare war, und tippe am Ende wieder alles von Hand. Gelernt habe ich das am Übergabeprotokoll: ein paar Übergaben im Jahr, und jedes Mal fing ich von vorn an. Der Exposé-Text, den ich jede Woche brauche, saß nach dem zweiten Objekt. Nimm den Vorgang, der Dir am häufigsten begegnet, und schreib den Prompt aus dem Chat heraus in eine Datei. Auch das ist Erfahrung aus der eigenen Praxis und keine Messung.

Welche Prompt-Vorlagen brauchst Du für die Übergabe zwischen den Schritten?

Steht der Vorgang fest und liegt die Datei an, fehlen noch die Vorlagen. Fertige Texte für Objektbeschreibungen und Akquise-Mails stehen gesammelt bei den ChatGPT-Prompts für Immobilienmakler; hier stehen nur die drei Vorlagen, die an einer Übergabe sitzen. Alle drei geben etwas aus, mit dem der nächste Schritt ohne Rückfrage weiterarbeiten kann. Drei reichen für die Umstellung.

Volltext-Prompt 1 · Das Objektdatenblatt aus dem Ortstermin
Du bist Aufnahme-Assistent für einen Immobilienmakler und baust aus meinen Notizen vom Ortstermin ein Objektdatenblatt, mit dem alle weiteren Schritte arbeiten.

Meine Stichpunkte vom Termin:
[Rohnotizen einfügen, so wie sie im Handy stehen]

Meine Fotos hänge ich an. Nutze sie nur für den Zustand, niemals zum Schätzen von Flächen oder Baujahr.

Nicht ins Blatt gehören und nicht erfragt werden: Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum und Lebenssituation des Eigentümers. Die Lage steht als [Stadt] und [Stadtteil] im Text.

Ausgabe in vier Blöcken:
1. Objektdaten als Tabelle mit den Spalten Merkmal, Wert und Stand vom. Zeilen: Objektart, Baujahr, Wohnfläche in m², Grundstücksfläche in m², Zimmer, Heizung mit Baujahr, Fenster, Bäder, bekannte Belastungen.
2. Zustand je Raum, ein sachlicher Satz ohne Lob und ohne Abwertung.
3. Pflichtangaben für die spätere Anzeige: Art des Energieausweises, Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch, wesentliche Energieträger der Heizung, Baujahr, Energieeffizienzklasse. Sag mir, welche dieser fünf Angaben meine Notizen nicht hergeben.
4. Offene Fragen an den Eigentümer, höchstens acht, sortiert nach dem, was den Verkauf am ehesten aufhält.

Regeln: Jede Zahl stammt aus meinen Notizen. Wo eine fehlt, schreibst Du [FEHLT] in die Zelle. Ableiten, runden oder schätzen ist nicht erlaubt. Kein Werbetext, keine Preiseinschätzung. Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden. Ton: sachlich, keine Adjektive.
Profi-Tipp: Streich aus den Stichpunkten jedes Urteil ohne Jahreszahl, bevor Du sie einfügst. „Bad alt“ trägt sich bis ins Exposé durch, „Bad 1998, Fliesen original“ lässt sich prüfen. Die fünf Pflichtangaben für die Anzeige stehen in § 87 GEG. Das ist keine Rechtsberatung.

Der zweite Prompt prüft das fertige Blatt, bevor der nächste Schritt damit anfängt. Er kennt keine Sollliste und hält das Blatt gegen sich selbst und gegen den Schritt, der als Nächstes davon lebt.

Volltext-Prompt 2 · Die Übergabe-Kontrolle vor dem nächsten Schritt
Du bist Übergabe-Prüfer für einen Immobilienmakler. Ich gebe Dir mein Objektdatenblatt und den Schritt, der als Nächstes damit arbeitet. Du prüfst es gegen sich selbst und gegen diesen Schritt. Eine Sollliste bekommst Du nicht und baust Dir auch keine.

Mein Objektdatenblatt:
[Blatt vollständig einfügen, mit der Spalte Stand vom]

Datum des letzten Ortstermins: [Datum]
Nächster Schritt: [Bewertung, Exposé, Vermarktung, Besichtigung, Verhandlung, Notartermin, Nachbetreuung]

Ausgabe in vier Listen:
1. Angaben im Blatt, die einander widersprechen. Beide Zeilen wörtlich nebeneinander, dazu ein Satz zum Widerspruch. Beispiele: Baujahr und Fensterbaujahr, Heizungsart und Energieträger.
2. Angaben, deren Stand älter ist als der letzte Ortstermin, und Angaben ganz ohne Stand.
3. Angaben, die der nächste Schritt braucht und die im Blatt fehlen. Je Zeile die Angabe und ein Satz, wofür der nächste Schritt sie benutzt.
4. Fragen an den Eigentümer, höchstens sechs, in der Reihenfolge fürs nächste Telefonat.

Regeln: Ergänze nichts, schätze nichts, leite keine Angabe aus einer anderen ab. Was im Blatt steht, behandelst Du als gegeben; kommt es Dir unwahrscheinlich vor, schreibst Du das in Liste 1. Fehlt Dir eine Angabe zum Vorgang, frag danach, statt sie zu erfinden. Personenbezogene Daten des Eigentümers stehen nicht im Blatt und fragst Du nicht ab. Ton: Listen, kein Zuspruch.
Profi-Tipp: Lass den Prompt ein zweites Mal laufen, nachdem Du die Antworten des Eigentümers eingetragen hast. Im ersten Durchgang fehlt so viel, dass die echten Widersprüche untergehen. Die Fragen aus Liste 4 kommen mit Datum in dieselbe Datei wie das Blatt.
Volltext-Prompt 3 · Die Übergabe an den Notartermin
Du bist Abwicklungs-Assistent für einen Immobilienmakler und bereitest die Übergabe an das Notariat vor. Du erstellst Listen, Du erteilst keine Auskunft zum Recht.

Der Vorgang:
- Objektart: [z. B. Eigentumswohnung im Bestand, Einfamilienhaus]
- Besonderheiten: [z. B. Wohnungseigentum, Erbbaurecht, Grundschuld, Erbengemeinschaft]
- Unterlagen, die mir vorliegen, mit Ausstellungsdatum: [Liste einfügen]
- Termine, die feststehen: [Datum und was an dem Tag passiert]
- Finanzierung: [steht / in Prüfung]

Ausgabe:
1. Tabelle mit den Spalten: Unterlage | wer sie besorgt (Verkäuferseite, Käuferseite, Verwaltung, Behörde) | was ich prüfe, bevor sie weitergeht. Ob eine Unterlage vorliegt oder veraltet ist, habe ich vorher geprüft; das bewertest Du nicht.
2. Die Punkte, die den Termin verschieben, wenn sie fehlen, je mit einem Satz, woran ich das Fehlen früh erkenne.
3. Genau fünf Fragen, die ich dem Notariat vor dem Entwurf stelle.

Regeln zu Fristen: Nenne keine Frist und keine Bearbeitungsdauer, die ich Dir nicht genannt habe. Rechne kein Datum aus, das sich aus meinen Angaben nicht ergibt. Wo eine Frist eine Rolle spielt, schreibst Du „Frist beim Notariat erfragen“ und gehst weiter. Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden.

Nichts zu Beurkundung, Steuern, Provision oder Vertragsinhalt.

Ton: knapp und tabellarisch, ohne beruhigende Sätze.
Profi-Tipp: Setz die Liste einmal je Objektart auf und frier sie danach ein. Beim nächsten Vorgang lässt Du nur noch abgleichen. Wer sie jedes Mal frisch erzeugen lässt, übersieht die eine Zeile, die diesmal fehlt.

Was kostet Dich die Einführung?

Für den Start brauchst Du einen bezahlten Zugang zu einem Sprachmodell und sonst nichts. Das kostet bei allen großen Anbietern einen niedrigen zweistelligen Betrag im Monat für einen Einzelplatz; die aktuellen Listenpreise stehen auf den Preisseiten von OpenAI, Anthropic und Google One, Stand September 2026. Mehr als diesen einen Zugang brauchst Du für die acht Schritte nicht.

Das ist der Vorlauf, der in der Tabelle oben fehlt: Teurer als der Zugang ist die Zeit, und sie fällt an, bevor etwas zurückkommt. Rechne je Schritt mit zwei bis drei Stunden, in denen Du den Vorgang einmal ohne KI aufschreibst: wer was liefert, was Du eingibst, was am Ende festgehalten wird und wer es freigibt. Dazu rund eine Stunde für die ersten beiden Durchläufe, in denen Du jede Zeile des Ergebnisses gegen Deine eigenen Unterlagen prüfst. Das sind drei bis vier Stunden je Schritt, bei acht Schritten also 24 bis 32 Stunden.

Die Stundenzahlen sind Erfahrungswerte aus meiner Praxis, keine Messung. Die Summe ist zusätzlich eine Annahme: Sie unterstellt, dass Du alle acht Schritte umstellst und keinen Vorgang zweimal aufschreibst. Von diesen Stunden sind zwei bis drei je Schritt keine KI-Kosten: Den Vorgang einmal sauber aufzuschreiben, nützt Dir auch dann, wenn Du danach keinen einzigen Prompt eintippst.

Am Ende dieser zwei bis drei Stunden steht eine halbe Seite je Schritt: welche Angaben hineingehen, in welcher Form Du das Ergebnis festhältst und wer im nächsten Schritt damit weiterarbeitet. Fehlt diese halbe Seite, zahlst Du die Stunden beim nächsten Schritt ein zweites Mal, weil Du die Angaben aus dem Chatverlauf des vorigen wieder zusammensuchst.

Ein zweites Werkzeug kaufst Du erst, wenn ein Vorgang zweimal an derselben Stelle geklemmt hat und Du beide Male aufgeschrieben hast, woran. Für die Einführung selbst brauchst Du niemanden; wenn außer Dir noch jemand im Büro Texte freigibt, gehört der in eine KI-Schulung. Bei meiner eigenen Umstellung habe ich nur die Stunden von jemandem bezahlt, der den Datenbestand übernommen hat.

Profi-Tipp

Bevor Du ein Werkzeug buchst, schreib auf, welcher Vorgang klemmt, an welcher Stelle er klemmt und ob es beim letzten und beim vorletzten Objekt genauso war. Brauchst Du dafür mehr als zwei Sätze, fehlt Dir nicht das Werkzeug, sondern die Beschreibung des Vorgangs.

Welche Vorschrift liest an welchem Schritt mit?

Bevor ein Prompt auf ein echtes Objekt geht, schreibst Du auf, welche personenbezogenen Daten in den Chat dürfen und wer einen Text freigibt, bevor er das Haus verlässt. Alles andere hängt am Schritt. Jeder Schritt hat seine eigene Pflicht, unabhängig vom eingesetzten Programm. Die Tabelle geht die acht durch und nennt zu jedem die Norm und den Handgriff, mit dem Du sie erfüllst.

SchrittPflichtNormWas Du konkret tust
Alle achtKI-Kompetenz unterstützenArt. 4 KI-Verordnung (EU) 2024/1689Notieren, wer wann eingewiesen wurde. Ein Zertifikat verlangt die EU-Kommission nicht.
1 ObjektaufnahmeDatenminimierung, AuftragsverarbeitungArt. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, dazu Art. 6 Abs. 1 und Art. 28 Abs. 3 DSGVOBaujahr, Fläche, Zustand und Lage füttern, Name und Telefonnummer weglassen. Vor dem ersten Personendatum den Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
2 BewertungPreiseinschätzung, kein Verkehrswert§ 194 BauGBDas Ergebnis Indikation nennen, die Herleitung dazuschreiben. Den Zuschlag entscheidest Du.
3 ExposéEnergieausweis-Angaben in der Anzeige§ 87 Abs. 1 GEG, dazu § 5 Abs. 1 UWGDie fünf Angaben aus dem Ausweis übertragen und jede Zahl gegen die Unterlagen prüfen, bevor die Anzeige online geht.
4 VermarktungAnsprache ohne Aussortieren, Hinweis am bearbeiteten Bild§ 19 Abs. 2 AGG (Herkunft, immer), § 19 Abs. 1 Nr. 1 AGG nur beim Massengeschäft, dazu Art. 50 Abs. 4 KI-Verordnung und § 23 Abs. 1 UrhGZielgruppenwünsche streichen, digitale Möblierung ans Bild schreiben, den Fotografen vor der Bearbeitung fragen. Das Bearbeitungsrecht steht nicht automatisch im Fotovertrag.
5 BesichtigungOffenlegen, dass ein KI-System sprichtArt. 50 Abs. 1 KI-Verordnung, Pflicht des AnbietersEin System einsetzen, das sich zu Gesprächsbeginn selbst als KI zu erkennen gibt. Die Transparenzliste steht im EU AI Act für Immobilienmakler.
6 VerhandlungGebote und Bonitätsangaben anonymisierenArt. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1 Buchst. cNur Zahlen ohne Personenbezug in den Chat, Namen als [Käufer A].
7 NotarterminBeurkundung und Entwurfsfrist bleiben beim Notar§ 311b Abs. 1 Satz 1 BGB, dazu § 17 Abs. 2a Satz 2 Nr. 2 BeurkGKI sammelt Fragen und erklärt Begriffe. Den Entwurf stellt der Notar; die Regelfrist von zwei Wochen gilt nur bei Verbraucherverträgen, also wenn eine Seite Unternehmer und die andere Verbraucher ist.
8 NachbetreuungAufbewahren und Löschen zugleich einhalten§ 8 Abs. 4 GwG, dazu Art. 17 DSGVOBelege fünf Jahre halten, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete, und spätestens nach zehn Jahren vernichten. Ein Löschverlangen schlägt durch jede Liste durch, soweit das GwG die Aufbewahrung nicht verlangt.
Ein abgelegter Prompt altert, das Gesetz dahinter auch

Bis zum 26. Juli 2026 verlangte Artikel 4 der KI-Verordnung, KI-Kompetenz sicherzustellen. Seit der Neufassung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 heißt es dort nur noch unterstützen. Maßnahmen schuldest Du weiter, ein bestimmtes Niveau nicht mehr. Schreib an jeden abgelegten Prompt mit Rechtsbezug das Datum seiner letzten Prüfung. Das ist keine Rechtsberatung.

An den acht Schritten ändert sich außerhalb Deutschlands nichts, an den Paragrafen darunter schon. In Österreich gilt die KI-Verordnung wortgleich, die Pflichtangaben in der Anzeige stehen in § 3 EAVG 2012. In der Schweiz greift die Verordnung nur, wenn die Ausgabe in der EU verwendet wird; sonst gelten das revidierte Datenschutzgesetz und kantonale Regeln. Das ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Mit welchem Schritt fange ich an?

Mit dem, der in Deinem Kalender der letzten vier Wochen am häufigsten steht und bei dem ein Fehlversuch nichts kostet. Bei mir war es jahrelang die Antwort auf Portalanfragen. Verhandlung und Notartermin hebst Du Dir auf, dort kostet ein Fehler Geld.

Wie lange dauert die Umstellung eines Schritts?

In Durchläufen, nicht in Wochen: Bei sechs Objekten im Jahr dauert das länger als bei sechs im Monat. Solange Du am Ergebnis noch herumschraubst, läuft der Schritt nicht, und solange der Prompt nur im Chatverlauf steht, ist er beim übernächsten Objekt weg.

Reicht ein einziges Sprachmodell-Abo für alle acht Schritte?

Ja. Ein bezahlter Einzelzugang trägt alle acht Schritte. Die kostenlose Version reicht zum Ausprobieren, im täglichen Betrieb stehst Du damit mitten im zweiten Durchlauf an einer Nutzungsgrenze. Ein zweites Werkzeug lohnt erst, wenn Dir derselbe Vorgang zweimal an derselben Stelle hängen geblieben ist.

Welchen Schritt lasse ich bewusst aus?

Die Preisentscheidung und alles, was beurkundet wird. Die Zahl kommt von Dir und vom Markt, die KI sortiert die Vergleichsfälle und formuliert die Herleitung. Der Kaufvertrag gehört zum Notar. Auch die Absage schreibst Du selbst, weil der Grund an Dir hängt. Das ist keine Rechtsberatung.

Kann ich umstellen, während eine Vermarktung läuft?

Ja, aber nicht an dem Objekt, das gerade läuft. Der erste Eindruck im Portal lässt sich nicht wiederholen, und ein misslungener Entwurf steht dort sofort. Geübt wird am nächsten Objekt, den laufenden Vorgang bringst Du zu Ende wie bisher. Steht gerade nichts Neues an, nimm ein Objekt aus dem Vorjahr.

Muss ich meinen Kunden sagen, dass ich KI benutze?

Spricht ein System selbst mit Anrufern, muss der Mensch am anderen Ende erfahren, dass er mit einer KI redet. Diese Pflicht trifft nach Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung den Anbieter des Systems und nicht Dich als Betreiber. Für Dich heißt das: vor der Buchung prüfen, ob das System sich beim Gesprächsbeginn selbst zu erkennen gibt. Das ist keine Rechtsberatung.

Nach dem Lesen kommt das nächste Objekt

Ein Ablauf im Kopf ist beim vierten Objekt weg

Du kannst diese Seite zweimal lesen und beim nächsten Objekt trotzdem wieder bei null formulieren, weil Du unter Zeitdruck nicht mehr weißt, welche Fassung des Prompts die gute war. Ein Ablauf, den Du nicht nachschlagen kannst, ist keiner. Der „KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler“ liegt daneben, wenn es so weit ist: 50 erprobte Workflows in 8 Kapiteln, nach genau diesen Schritten sortiert, jeder mit fertigem Prompt, ausgefülltem Beispiel und der Rechts-Warnung an der Stelle, an der es teuer wird. Geschrieben von einem Makler, der seit 2007 vermittelt und seit 1999 in der Branche selbstständig ist. Einmal 129 €, kein Abo, als Fachliteratur voll absetzbar.

Handbuch sichern – 129 € 129 € statt 197 € · Sofort-Download (PDF) · 14 Tage Geld-zurück
Rico Peuker – Immobilienmakler seit 2007, Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler
Rico Peuker

Immobilienmakler seit 2007, selbstständig in der Immobilienbranche seit 1999, über 25 Jahre Praxis. Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler: 50 erprobte KI-Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts für den kompletten Makler-Alltag.