Unterlagen für den Immobilienverkauf: die Checkliste nach Objektart

Wo der Objektordner liegt und wie die Dateien darin heißen, klärt der Ratgeber zur Digitalisierung im Maklerbüro. Dort steht, die Sollliste müsse von Dir kommen und nicht aus dem Modell. Hier steht sie, Papier für Papier. An welcher Stelle einer Transaktion Du sie abarbeitest, ordnet der Fahrplan zur Einführung von KI im Maklerbüro ein; diese Seite bleibt bei den Papieren selbst.

Welche Unterlagen braucht jeder Immobilienverkauf?

Zwölf Grundpapiere, gleich welche Objektart: aktueller Grundbuchausdruck, Flurkarte, Energieausweis, Baugenehmigung mit Bauzeichnungen, Wohn- und Nutzflächenberechnung, Grundsteuermessbescheid, Gebäudeversicherungsnachweis, Nachweise über Modernisierungen, Löschungsbewilligung der Bank bei eingetragenem Grundpfandrecht, Auszug aus dem Baulastenverzeichnis, Auskunft aus dem Altlastenkataster sowie Ausweis und Steuer-Identifikationsnummer des Verkäufers. Alles Weitere hängt daran, ob eine Eigentümergemeinschaft, Mieter oder ein Erbbaurecht im Spiel sind.

Die zwölf zerfallen in drei Gruppen, und die Gruppe entscheidet, wie schwer die Beschaffung wird. Vier Papiere beschreiben das Recht am Objekt: Grundbuchausdruck, Flurkarte, Baulasten, Altlasten. Fünf beschreiben das Gebäude: Energieausweis, Bauakte, Flächenberechnung, Modernisierungen, Versicherung. Drei betreffen den Verkäufer selbst: Grundsteuermessbescheid, Löschungsbewilligung, Ausweis mit Steuer-Identifikationsnummer. Die erste Gruppe kommt von Behörden mit eigener Bearbeitungszeit, die zweite teils aus Archiven, die dritte aus dem Schrank des Verkäufers. Wer das im Kopf hat, weiß nach dem ersten Termin, ob er in vier Wochen vermarkten kann oder in acht.

„Alle bebauten“ meint alles außer dem unbebauten Grundstück, „landesrechtlich/kommunal“ heißt: keine bundeseinheitliche Gebühr. Die beiden Grundbuch-Beträge gelten für Ausdrucke aus dem Grundbuch selbst; Kopien aus der Grundakte, also Teilungserklärung oder Erbbaurechtsvertrag, werden anders abgerechnet und liegen je nach Umfang darüber. Das Baulastenverzeichnis ist Landesrecht: Bayern führt keins, dort werden entsprechende Verpflichtungen über Dienstbarkeiten in Abteilung II des Grundbuchs gesichert. Die Dauer ist ein Erfahrungswert aus meinen Verkäufen, keine erhobene Statistik.

Welche acht Unterlagen kommen bei einer Eigentumswohnung dazu?

Teilungserklärung mit allen Nachträgen, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan mit Abgeschlossenheitsbescheinigung, die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen, der laufende Wirtschaftsplan, die letzte Jahresabrechnung, die Beschluss-Sammlung und der Stand der Instandhaltungsrücklage. Die Gemeinschaftsordnung steckt dabei meist in der Teilungserklärung. Fünf der acht bekommst Du nur über den Verwalter, und der arbeitet seinen Posteingang nicht nach Deinem Vermarktungsplan ab.

Diese fünf sind der Grund, warum eine Eigentumswohnung länger braucht als ein Einfamilienhaus, obwohl sie kleiner ist und weniger Papier hat. Ein Verwalter mit dreihundert Einheiten bekommt solche Anfragen jede Woche, priorisiert sie hinter Abrechnung und Versammlungssaison und antwortet, wenn er dazu kommt. Setz die Anfrage deshalb am Tag der Auftragsannahme ab, nicht wenn der erste Interessent nach dem Hausgeld fragt.

Was ändert sich bei Mehrfamilienhaus, Grundstück und Erbbaurecht?

Beim Mehrfamilienhaus kommen sechs Papiere zur Ertragslage dazu: Mieterliste, alle Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen der letzten zwei Jahre, Kautionsnachweise, Heizkostenabrechnung und eine Aufstellung der Mieterhöhungen. Beim unbebauten Grundstück fallen Energieausweis, Bauunterlagen und Flächenberechnung weg, Baulasten und Altlasten bleiben. Beim Erbbaurecht kommen vier Papiere dazu, und eines davon trägt eine fremde Unterschrift.

Gemeint sind Erbbaurechtsvertrag mit Nachträgen, Erbbaugrundbuchauszug, Erbbauzins samt Wertsicherungsklausel und die Zustimmung des Grundstückseigentümers. Nach § 5 Absatz 1 ErbbauRG kann als Inhalt des Erbbaurechts vereinbart werden, dass der Erbbauberechtigte zur Veräußerung der Zustimmung des Grundstückseigentümers bedarf. Ob das vereinbart ist, steht im Erbbaurechtsvertrag und im Erbbaugrundbuch. Steht es dort, hängt Dein Notartermin an einer Kirchenverwaltung, einer Kommune oder einer Stiftung. Das ist keine Rechtsberatung.

Deshalb gehört die Frage nach der Objektart ins Erstgespräch, nicht ins Exposé. Welche Papiere der Eigentümer schon zum ersten Termin mitbringt, legst Du mit der Einladung fest; wie aus diesem Termin ein Alleinauftrag wird, steht an anderer Stelle. Verkauft der Eigentümer ohne Makler und will die Liste selbst abarbeiten, hilft ihm der Ratgeber zum Hausverkauf mit KI weiter.

Wie lange dauert die Beschaffung, und was kostet sie?

Zwischen einem Tag und sechs Wochen. Was der Verkäufer im eigenen Schrank hat, liegt sofort vor; alles von einer Bank, einem Verwalter oder einem Bauaktenarchiv braucht in meiner Praxis zehn bis dreißig Werktage. Bundeseinheitlich geregelt ist allein das Grundbuch: zehn Euro für den Ausdruck, zwanzig für den amtlichen Ausdruck. Der Rest ist Landesrecht oder Markt.

Beide Beträge stehen in Anlage 1 zum GNotKG, Kostenverzeichnis Nummer 17000 für den Ausdruck oder die unbeglaubigte Kopie und Nummer 17001 für den amtlichen Ausdruck oder die beglaubigte Kopie. Neben diesen beiden Gebühren wird laut Anmerkung keine Dokumentenpauschale erhoben. Für Flurkarte, Bauakte und Baulastenauskunft gelten dagegen Landes- und Kommunalsätze, und die unterscheiden sich zwischen zwei Nachbarkreisen schon deutlich.

Bestellen kannst Du den Ausdruck deshalb noch lange nicht selbst. Nach § 12 Absatz 1 GBO ist die Einsicht in das Grundbuch jedem gestattet, der ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Eigentümer hat es durch die Eintragung, Du erst mit seiner Vollmacht. Was als berechtigtes Interesse zählt, definiert das Gesetz nicht; das entscheidet das jeweilige Grundbuchamt. Das ist keine Rechtsberatung.

Ausweis und Steuer-Identifikationsnummer stehen aus einem anderen Grund unten in der Tabelle: Sie sind sofort da und gehören trotzdem nicht in jeden Chat. Welche Fassung Du gefahrlos einfügst, klärt der Ratgeber zu ChatGPT und DSGVO im Maklerbüro.

Welche Unterlagen laufen ab, und ab wann sind sie zu alt?

Eine gesetzliche Frist haben nur zwei: Der Energieausweis wird für zehn Jahre ausgestellt, und die Zustimmung des Grundstückseigentümers beim Erbbaurecht gilt für den einen Verkauf, für den sie erteilt wurde. Alles andere ist Praxis. Grundbuchausdruck und Flurkarte hole ich frisch, Protokolle nehme ich für drei Jahre, die Jahresabrechnung für das letzte abgeschlossene Wirtschaftsjahr.

Die zehn Jahre stehen in § 79 Absatz 3 GEG: Ein Energieausweis ist für eine Gültigkeitsdauer von zehn Jahren auszustellen. Derselbe Absatz nimmt sie auch wieder weg, nämlich dann, wenn nach § 80 Absatz 2 GEG ein neuer Ausweis erforderlich wird. Das ist der Fall, wenn ein Gebäude so umgebaut oder erweitert wird, dass die energetischen Kennwerte neu zu berechnen sind.

Bei mir geht ein Objekt deshalb nicht online, wenn die Restlaufzeit unter sechs Monaten liegt; dann lasse ich vorher einen neuen ausstellen. Die Rechnung ist kurz. Vorzulegen ist der Ausweis nach § 80 Absatz 4 GEG spätestens bei der Besichtigung, und die Pflicht trifft Verkäufer und Immobilienmakler gleichermaßen; wie Du das im Terminplan unterbringst, steht bei den Besichtigungsterminen. Zwischen Anzeigenstart und Beurkundung liegen bei mir selten weniger als drei Monate. Läuft der Ausweis in dieses Fenster hinein aus, brauchst Du mitten in der heißen Phase einen neuen, samt Vor-Ort-Termin und Gebäudedaten, die der Verkäufer gerade nicht zur Hand hat. Dass die Kennwerte auch in jede Anzeige gehören, regelt § 87 GEG; die Pflichtangaben stehen beim Exposé mit KI. Das ist keine Rechtsberatung.

Die zweite Regel betrifft die Reihenfolge. Ich bestelle nicht alphabetisch, sondern nach Wartezeit. Zuerst geht raus, was von fremden Schreibtischen kommt: die Löschungsbewilligung der Bank, die WEG-Unterlagen vom Verwalter, die Erbbaurechts-Zustimmung des Grundstückseigentümers. Zuletzt das, was der Verkäufer selbst im Schrank hat. Wer die Reihenfolge dreht, hat nach zwei Wochen einen vollständig aussehenden Ordner mit genau den drei Lücken, die den Notartermin blockieren. Erfahrungswert, keine Messung.

Wie prüfst Du den Ist-Ordner mit einem KI-Prompt auf Lücken und Fristen?

Du gibst dem Modell zwei Listen und zwei Daten: die Sollliste für Deine Objektart und den Ist-Bestand mit Ausstellungsdatum je Papier, dazu heutiges Datum und geplanten Anzeigenstart. Zurück kommen zwei Blöcke, fehlt und abgelaufen, sortiert nach Beschaffungsdauer. Das Modell ergänzt die Sollliste nicht und erfindet keine Frist, die Du ihm nicht gegeben hast.

Du prüfst für mich als Immobilienmakler einen Objektordner auf Lücken und
abgelaufene Unterlagen und legst die Reihenfolge der Nachforderung fest.

AUSGANGSLAGE
- Objektart: [Eigentumswohnung / Einfamilienhaus / Mehrfamilienhaus /
  unbebautes Grundstück / Erbbaurecht]
- Heutiges Datum: [TT.MM.JJJJ], geplanter Anzeigenstart: [TT.MM.JJJJ]
- Meine Sollliste: [Unterlage; Aktualitätsgrenze; Beschaffungsdauer
  in Werktagen]
- Vorhanden: [Unterlage; Ausstellungsdatum; Stelle]

AUFTRAG
1. Block A: fehlt vollständig.
2. Block B: vorhanden, aber nach meiner Aktualitätsgrenze zu alt, je
   Zeile mit Ausstellungsdatum und der gerissenen Grenze.
3. Block C: vorhanden und gültig, als Liste ohne Kommentar.
4. Sortiere A und B absteigend nach Beschaffungsdauer. Das Langsamste
   steht oben.
5. Nenne je Zeile in A und B das späteste Bestelldatum, zu dem die
   Unterlage bis zum Anzeigenstart noch vorliegen kann.

AUSGABEFORMAT
A und B als Tabelle: Unterlage, Ausstellungsdatum, Befund,
Beschaffungsdauer, spätestes Bestelldatum. Kein Fließtext.

REGELN
- Prüfe ausschließlich gegen meine Sollliste. Ergänze sie nicht, auch
  nicht um Unterlagen, die Dir sinnvoll erscheinen.
- Nenne keine Frist und keine Gebühr, die nicht in meiner Sollliste
  steht.
- Lauten zwei Bezeichnungen unterschiedlich, könnten aber dasselbe
  meinen, weise darauf hin, statt sie gleichzusetzen.
- Rechne in Werktagen, nicht in Kalendertagen.
- Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden.

Steht der Ordner, fehlen die Zahlen daraus: Baujahr, Wohnfläche nach welcher Berechnungsgrundlage, Miteigentumsanteil, Hausgeld, Rücklage, Erbbauzins. Wer sie aus dem Gedächtnis in die Notaranfrage schreibt, produziert die Korrekturschleife mit. Der zweite Prompt zieht sie zusammen und zwingt zu je einer Fundstelle.

Du baust aus meinen Objektunterlagen einen Steckbrief mit den Kennzahlen
für Notaranfrage und Exposé. Jede Zahl muss belegt sein.

AUSGANGSLAGE
- Objektart: [Eigentumswohnung / Einfamilienhaus / Mehrfamilienhaus /
  unbebautes Grundstück / Erbbaurecht]
- Vorliegende Dokumente, je Zeile: [Bezeichnung; Datum; die Angaben
  daraus im Wortlaut]

GESUCHTE FELDER
- Grundbuch: Blatt, laufende Nummer, Abteilung II und III im Wortlaut
- Grundstück: Gemarkung, Flur, Flurstück, Fläche in Quadratmetern
- Gebäude: Baujahr, Wohnfläche mit Berechnungsgrundlage, Stellplätze
- Wohnungseigentum: Miteigentumsanteil, Sondernutzungsrechte,
  Hausgeld je Monat, Rücklage zum Stichtag
- Vermietung: Nettokaltmiete je Monat, Anzahl der Einheiten
- Erbbaurecht: Restlaufzeit, Erbbauzins je Jahr, Wertsicherungsklausel
- Energie: Ausweisart, Kennwert mit Einheit, Ausstellungsdatum

AUSGABEFORMAT
Eine Tabelle: Feld, Wert, Quelle, Fundstelle. In der Spalte Quelle
steht das Dokument, aus dem der Wert stammt. Darunter ein Block NICHT
BELEGT mit den Feldern ohne Dokument.

REGELN
- Keine Zahl ohne Quelle. Findest Du einen Wert nicht, gehört das Feld
  in den Block NICHT BELEGT und nicht in die Tabelle.
- Nichts schätzen, nichts runden, nichts aus dem Baujahr ableiten.
- Widersprechen sich zwei Dokumente, nenne beide Werte samt Quelle und
  markiere den Widerspruch.
- Keine Bewertung, keine Preisangabe, keine Textbausteine fürs Exposé.
- Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden.

Was tun, wenn der Verwalter die WEG-Unterlagen nicht liefert?

Anfordern muss der Verkäufer. Nach § 18 Absatz 4 WEG kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Das Recht steht dem Eigentümer zu, seinem Makler nicht. Setz das Schreiben auf, benenne jede Unterlage einzeln mit Jahreszahl, lass es den Eigentümer unterschreiben und nimm Dich in Kopie. Das ist keine Rechtsberatung.

Du schreibst den Entwurf eines Nachforderungsschreibens an einen
WEG-Verwalter. Unterzeichner ist der verkaufende Wohnungseigentümer,
ich stehe als beauftragter Makler nur in Kopie.

AUSGANGSLAGE
- Eigentümer: [Name], Wohnung Nr. [Zahl] laut Teilungserklärung
- Objekt (Kurzbezeichnung, ohne Adresse): [Text]
- Verwalter: [Anrede und Name]
- Bereits angefragt am: [TT.MM.JJJJ] / [noch nicht angefragt]
- Fehlende Unterlagen, jede einzeln mit Zeitraum: [z. B. Protokolle
  der Eigentümerversammlungen 2023 bis 2025; Jahresabrechnung 2025;
  Stand der Instandhaltungsrücklage zum Datum]
- Frist: [Datum, mindestens 14 Tage], Weg: [E-Mail / Einschreiben]

AUFTRAG
Schreibe ein Anschreiben von 180 bis 230 Wörtern:
1. Anlass in einem Satz, der beabsichtigte Verkauf der Einheit.
2. Die fehlenden Unterlagen als nummerierte Liste, jede einzeln und
   mit Zeitraum. Keine Sammelformulierung.
3. Hinweis auf das Einsichtsrecht des Wohnungseigentümers in die
   Verwaltungsunterlagen nach § 18 Absatz 4 WEG.
4. Die Frist mit Datum und die Bitte um kurze Eingangsbestätigung.
5. Angebot, die Unterlagen digital zu erhalten, und die Angabe, dass
   ich in Kopie stehe.

AUSGABEFORMAT
Betreffzeile, Anschreiben, Grußformel, darunter die Wortzahl.

REGELN
- Sachlicher Ton. Keine Drohung, keine Ankündigung rechtlicher
  Schritte, keine Frist unter 14 Tagen.
- Keine Behauptung über Pflichten des Verwalters, die über die
  Einsichtnahme hinausgehen.
- Keine Angabe zu Kaufpreis, Käufern oder Vermarktungsstand.
- Fehlt Dir eine Angabe, frag nach, statt sie zu erfinden.

Die vierzehn Tage im Prompt sind meine Vorgabe, keine gesetzliche Frist. Sie sind lang genug, dass niemand sich überfahren fühlt, und kurz genug, dass Du nach Ablauf sachlich nachfassen kannst. Bleibt es danach still, geht die zweite Anfrage per Einschreiben, wieder vom Eigentümer.

Ist der Ordner voll, beginnt die Strecke daran: Notaranfrage, Vertragsentwurf, Beurkundung, Kaufpreisfälligkeit, Übergabe. Die geht Kapitel 7 im KI-Werkzeugkasten für Immobilienmakler durch, mit fertigem Prompt zu jedem Übergang.

Häufige Fragen

Rico Peuker

Immobilienmakler seit 2007, selbstständig in der Immobilienbranche seit 1999, über 25 Jahre Praxis. Autor des KI-Werkzeugkastens für Immobilienmakler: 50 erprobte KI-Workflows mit fertigen Copy-Paste-Prompts für den kompletten Makler-Alltag.